ブログ:PDCA日誌で「見える」「気づく」


【233】ガントチャートは計画・進捗の「見える化」のツール

「見える化」

 

 

ずいぶん前から

企業の経営で重要だと

言われていることです。

 

 

見える化とは

会社内で見えていない

もの・情報などを

見えるようにすること。

 

 

例えば、

・動かない在庫がどれだけあるのか?

・受注残がどれだけあるのか?

・ムダがどれだけあるのか?

などなど、見えていないだけで

会社の中では、いろいろな問題があるのです。

 

その現状確認をするために

いろいろなところで

「見える化」

がおこなわれています。

 

 

そして当社がご提案している

ガントチャート式年間計画は

企業の計画の見える化

そしてその実行の見える化

のツールなのです。

 

それを見るだけで

その会社の取り組みが

・進んでいるのか、

・進んでいないのか

が一目瞭然なのです。

 

 

見える化しないといけないなと

思った社長はまず

経営計画の「見える化」

をしましょう!

 

 

 

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【232】忙しい会社・社長こそガントチャート式年間計画

 

忙しい会社では、

いろんなことが

おこっています。

 

 

営業活動、

ホームページ制作

社内改善活動

商品開発

やることが盛りだくさんです。

 

 

と言っても、

ほとんどの中小企業が

やることが盛りだくさん

だと思います。

 

 

しかし、ホームページ制作

で盛り上がったら、

他のことはほったらかし・・・

何てこともあるん

じゃないでしょうか?

 

 

そして、やらなくては

いけない商品開発を

忘れて・・・

 

 

 

そんな忙しい会社・社長には

ガントチャート式年間計画

をオススメしています。

 

 

ガントチャートはもともと

1つの計画をスケジュールに

したものなのですが、

当社では会社全体の計画に

使うことを提案しています。

 

 

そして、その計画を並べてみて

PDCAがきっちりできているかを

確認していくワケです。

 

 

忙しい会社・社長には

オススメのツールです。

 

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【231】同じビジネスでも見せ方(魅せ方)を変える

 

Amazonで中古本を

買うことがありました。

 

 

専門書だったのですが、

本と一緒にされたパンフレット

が3つありました。

 

それは

・医学系の専門書の高価買い取り

・大学の専門書の高価買い取り

・大学受験の参考書の高価買い取り

の案内で他の書店に比べて、

高価買い取りしますよというメッセージ

 

 

他の古本買い取り店より

専門性を持っているから、

それだけの自信があるということを

訴えているパンフでした。

 

 

ビジネスモデルは

他と一緒でも対象を

いくつか絞り込むと

専門性が発揮できるのですね。

 

 

みなさんのビジネスでも

競合と見せ方(魅せ方)を

変えることはできませんか?

 

 

魅せ方って、買ってもらいたい

お客さんをイメージして、

より魅力的に見せる取り組みです。

 

 

やっていることは普段と変わらなくても

評判が高い顧客層に向けて

PRだけでも絞り込めませんか?

 

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【230】ビジョンに照らして初めて見えてくる問題もある

 

先日、とあるクライアントさんの

社内研修で問題解決について

お伝えしました。

 

 

 

「問題を解決する」

と言うと、

・クレームが多い

・ロスが多い

・納期遅れをなくす

などを思いつきがちです。

 

 

誰から見ても問題で

正常な状態に戻すタイプの

問題です。

 

 

一方で、ビジョンを掲げて

はじめて分かる問題もあるんです。

 

 

「売上を3倍にする」

というビジョンを決めたら、

浮かび上がってくる問題があります。

 

例えば、

・販売ルートが少ない

・商品アイテムが少ない

・PR力が弱い

などです。

 

 

 

会社によっては、

・正常な状態に戻す問題が多い

会社もあれば、

・ビジョンに照らした時に

浮かび上がってくる問題が多い

会社もあります。

 

 

これらも問題を

ガントチャート式年間計画

に落とし込んで解決していくのです。

 

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【229】作成したガントチャート式年間計画を意識的に変える

 

中小企業の経営計画・事業計画として

ガントチャート式年間計画

をオススメしています。

 

 

ITシステム開発の場合は

納期がずれ込むなど後ろ向きな理由で

ガントチャートを変更しなければならない

理由は多いものです。

 

 

一方で、このガントチャート式年間計画は

前向きな理由で変更をするという前提で

作ってもらいます。

 

 

なぜなら、経営の場合は

1ヶ月、2ヶ月で状況が

ずいぶんと変わるからです。

 

 

特に、選ばれる理由づくりや

PR・リピーター作りなどの

「攻め」については、

やってみて気付くことが

たくさんあります。

 

 

だからこそ、

ガントチャート式年間計画

を定期的に意識的に変更を

おこなうことが重要なのです。

 

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【228】整理・整頓など5S活動もマイチェックリストで

 

コンサルティングで5Sの取り組みを

お手伝いすることがあります。

 

 

小さい会社ほど

ルールがないから、

ものがぐちゃぐちゃに

置いてあったりします。

 

 

 

過去の支援した先や

異業種の取り組みを見てもらって

社長や社員さんにアイデア出しを

してもらいます。

 

 

そこで、5Sに向けた

取り組みをしていきますが、

はじめはできていても、

そのうちしなくなるのが、

人なのです。

 

 

会社によっては、

毎週、決まった曜日に

5S活動をおこなうこと

があります。

 

 

ここで大事なのは、

当たり前のことができているか?

ということ。

 

 

「凡を極めて、非凡に至る」

 

という言葉があります。

 

 

 

 

 

5S活動など、当たり前の様々なことを

できているか、継続できているか

どうかで、顧客から評価されます。

 

 

 

当たり前のことを

できるように、継続できるように

するためには

マイチェックリストの活用で

重要だと思うのです。

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【227】中小企業の社長・個人事業主にとっての基礎トレーニングは何か?

 

テレビでは、

高校野球、世界陸上など

とスポーツのイベントが

盛りだくさんです。

 

 

 

インタビューや解説などを聞くと、

「基礎トレーニング」の

重要性を改めて感じます。

 

 

 

 

この一年間基礎トレーニングを

しっかりやったからこそ、

この試合に勝てたなど。

 

 

 

 

では、

中小企業の社長・個人事業主にとっての

基礎トレーニングは何でしょうか?

 

 

 

 

 

 

 

正解は、会社それぞれ、社長それぞれだと思います。

 

 

 

なぜなら、

自分がどんな能力を伸ばしたいか

はそれぞれだからです。

 

 

 

それを自ら自覚していることが

大事だと思うワケです。

 

 

例えば、

営業力だったり、

マネジメント能力だったり、

計数管理能力だったりと。

 

 

 

そして、その能力アップのために

日々何をするかも大事です。

 

 

例えば

本を読む時間

会社のデータと向きあう時間

営業に足を運ぶ時間

自ら基礎トレーニングの時間

を確保しなければなりません。

 

 

 

その時には、

「マイチェックリスト」で

毎日、基礎トレーニングが

できたかどうかを

Checkしていく必要があります。

 

 

基礎トレーニングを忘れないように

しましょうね。

 

 

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【226】お客さんに飽きられないように、忘れられないように

 

先日、とあるコーヒーチェーンで

食事をしました。

 

 

今月限定のランチセットが

目に入って、思わず注文。

 

 

この期間限定メニュー、

大手の飲食チェーンや

オーナー経営の店舗問わず

多くお店でやってますね。

 

 

 

期間限定メニューがある

ということは、

お客さんにとっても

新商品が楽しめますし、

お店にとっても、

実は集客や情報発信のネタ

になるのです。

 

 

逆に期間限定メニューがないと、

情報発信のネタが乏しくなり、

割引だったりなどかえって

利益を圧迫してしまうことに

なりかねません。

 

 

そこで、何もしなくなると、

お客様に飽きられてしまい、

結果、忘れられてしまいます・・・

 

 

 

 

だからこそ、

飽きられないように

忘れられないように

企業努力をしていく必要が

あるんだと改めて感じました。

 

 

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【225】新規顧客獲得~入り口商品の重要性~

 

お客様に知ってもらう

 

そして

 

お客様に購入してもらう

 

 

 

この2つの間には

大きなハードルがあります。

 

 

せっかく広告宣伝しても、

購入されない、申込みされない

などの経験がおありかも知れません。

 

 

そこで重要なのが、

一度試してみようという気持ちに

なってもらうこと。

 

 

食品だったら、

通常サイズより

少量の商品。

 

入り口商品

お試し商品

エントリーサイズ

などと言われています。

 

 

いきなり高いものは

購入するのは、

金銭的・心理的ハードルが

高いですからね。

 

 

先日のコンサルティングでも

高額商品の手前の

入り口商品の開発を

クライアントさんと一緒に

検討してみました。

 

 

まずは良さを感じてもらう

これが顧客化の第一歩なのです。

 

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【224】長い休みにこそ、マイチェックリストの有り難みが分かる

今年の盆休みは

長期連休の方が

多いようですね。

 

通常は、、、

8月11日~16日の6日間

 

大手の製造業だと

8月11日(金)~8月20日(日)の10連休

 

 

仕事を忘れて

リフレッシュされる方も

多いと思います。

 

 

これだけ長いと、

仕事から戻って、休みボケなどで

それまで意識しようとした

心構え・週間などが

すっ飛んでしまうこと

なんてあろうかと思います。

 

 

人間は忘れてしまいますから・・・

 

 

でも、マイチェックリストを作っておけば、

仕事前に見返して、連休前の状態に

なるべく早い段階で戻ることができるのです。

 

 

だからこそ、休みの時は

マイチェックリストのことを

忘れて良いのです。

 

 

忘れても思い出せる仕組みが

マイチェックリストなのです。

 

 

 

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【223】お盆休みには、経営計画のチェックと見直しをおこなう(PDCA)

 

今日から盆休みという

会社も多いかも知れません。

 

4月始まりの会社だと、

お盆休みが明けると

あっという間に

半期が終了します。

 

 

バタバタと下期に向かう前に、

このお盆休みの時間を使って

自社の経営計画の進捗のチェックと、

下期に向かってどうしていくのかを

考えていくことも良いと思います。

 

 

当社では経営計画の進捗を

毎月チェックするように

ご提案しています。

 

 

もし経営計画の進捗管理を

していない会社であれば、

この機会に是非オススメです。

 

 

チェックと見直しの仕方ですが、、、

仮に経営計画を作ってない場合でも

 

・これまでやってきたこと(Do)

・やってきたことの結果

・上の2つに関する気づき(Check)

・お盆明けからどうするか(Action)

で考えていくと、いいと思います。

 

そうPDCAのDCAを中心に

チェックと見直しをしていくのです。

 

紙に書き出すと

思い出しやすく、

整理しやすくなります。

 

 

計画通り(思った通り)にできたこと、

計画通りにできなかったこと、

いろいろあるかも知れません。

 

 

このお盆休みでチェックと見直し

時間をとって是非やってみましょう。

 

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【222】パソコン作業をする時には液晶ディスプレイ2台で業務効率化する

 

最近、液晶ディスプレイが

安くなってきました。

 

2万~3万円あれば、

20インチ以上の

液晶ディスプレイを

購入することができます。

 

 

当社では、業務をおこなう際に

2台の液晶ディスプレイで

仕事をしています。

 

 

出張中の時でも、ノートパソコンに

USB接続の液晶ディスプレイを

つないで2画面で業務をしています。

 

 

というのも、片方の画面を見ながら

もう片方の画面で作業するというのが

実は効率がよいのです。

 

例えば、スケジュールの画面を見ながら

クライアントさんに日程調整のメールを

書いたりできます。

 

業務システムのソフトを立ち上げながら、

Excelを立ち上げたりなどもあろうかと

思います。

 

1画面なら切り替えながらおこなうので、

切り替え作業に時間がかかります。

それがちりも積もれば・・・なのです。

 

 

クライアントさんの作業を見て、

大変そうだなと思ったら、

ディスプレイ2台を提案しています。

 

最近はITを活用した業務改善と

言われていますが、2画面にするだけでも

かなり効率化できます。

 

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【221】付箋をノートに貼ってアイデアをまとめる

 

最近「付箋ノート」に関する本が

何冊も出版されています。

 

付箋をノート貼るというもので、

勉強や仕事に活用されています。

 

 

以前は、

「情報は1冊のノートにまとめなさい」

という書籍もありました。

 

 

情報整理は、ビジネスマンにとっては

重要なのです。

 

 

私も付箋ノートのような活用法は好きです。

 

書籍は読んでいませんが、

 

付箋・・・アイデア出し

ノート・・アイデア整理

 

 

のような活用をしているだと思います。

 

 

私がしている方法をお伝えすると、

まず付箋でふとしたアイデア

や断片的な情報をまとめていきます。

 

 

そして、

 

ノートで、付箋を貼りながら、

情報を整理したり思考を深めていくのです。

別にノートでなくても、

A3の紙などでも構いません。

 

 

つまり、

 

・アイデア出し

・情報整理

・思考を深める

 

というのを付箋、ノートを

使い分けながら進めていくのです。

 

 

例えば、プレゼン資料を作る時にも

まず付箋でアイデアを出して、

それを並び替えながら整理していき、

つながりがよくなるようにしていきます。

 

 

付箋の種類も3種類ぐらい持ち歩いて、

情報量に合わせて、書き分けています。

 

 

ノート活用がうまく出来ない方、

是非、付箋+ノートを試してみてください。

 

オススメです。

 

 

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【220】ガントチャート式年間計画を、月間計画・週間計画・日々計画に落とし込む

 

当社でオススメしている

ガントチャート式年間計画。

 

 

各月を上旬・中旬・下旬に

分けて、やるべきことをすべて

書き出していきます。

 

 

 

〆切などはそのガントチャート式年間計画に

日付をいれることもありますが、

それを見て、より具体的にしていくことが

実行にあたって重要です。

 

 

 

我々はつい目先のTO DOだけを

追いかけ実行しまいがちですが、

自分の夢、会社のビジョンに向けて

描いたガントチャート式年間計画での

やるべきTO DOも自分の計画に

入れる必要があります。

 

 

自らの

・月間計画

・週間計画

・日々計画

のどれかに展開していきます。

 

 

 

それでは

 

・月間計画

・週間計画

・日々計画

 

をどう使うか?

 

 

 

人によりますが、写真のような

私個人的には、その月の予定が

一覧できる月間計画で

その月の様子が分かる方が

管理しやすいと思います。

 

 

 

いろいろなスケジュールが

散らばるのも管理しにくいですので、

私は、

・ガントチャート式年間計画

・月間計画

の2本でスケジュール管理を進めています。

 

 

他の方は、

・ガントチャート式年間計画

・週間計画

だったり

・ガントチャート式年間計画

・日々計画

だったりとさまざまです。

 

 

 

個別のフォローアップで

仕事の内容、経営者の考えによって

スケジュールを見直していきます。

 

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【219】メールボックスをTO DOリスト化する

 

仕事で、やるべきことを

リストアップしたTO DOリストを

活用される方も多いと思います。

 

 

人によっては、毎日の日課として

毎朝TO DOリストを書き直す方も

いらっしゃいます。

 

 

何から手を付けていくかを

順に考える時に便利ですね。

 

 

私もTO DOリストを

書くこともありますが、

基本的にはメールボックスの

受信トレイがTO DOリストです。

 

 

 

受信トレイに100件以上の

メールを貯めているかたも

いらっしゃいますが、

私は10~20件ぐらいです。

 

 

未処理・未回答のものしか

受信トレイに残していません。

 

 

そして、外出先でTO DOを

ふと思いついたとき、

自分宛に題名にそのTO DO

を書き込んで送ります。

 

 

つまり

 

・メールの未処理・未回答のもの

 と

・自分が自分宛に送ったもの

 

が自分のTO DOリストなのです。

 

 

TO DOリストを見るのを忘れた

という記憶はありますが、

長い間メールを見ていないということは

あまりありません。

 

 

そして、そのTO DOが終わったら

受信トレイから消すわけです。

 

 

また場合によっては、そのTO DO

でおこなうことを分解して、紙に

TO DOリストを起こすこともあります。

 

 

基本は「受信トレイ」、例外が「紙」

と使い分けています。

 

 

 

中にはTO DOリストのアプリや、

メールソフトに機能がありますが、

毎日メールを見る方にとっては、

受信トレイをTO DOリストに

することもオススメの方法です。

 

 

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