【290】PDCAについて、よくある誤解

 

PDCAを回す期間

ってどのくらいでしょうか?

 

 

 

いろんな方にお伺いすると

多くの方が、

・1年

・半年

という長期の

イメージを持って

いらっしゃいます。

 

それが

固定観念と

なってしまい、

PDCAを短期で回す

という発想になりにくく

なっているのも事実です。

 

 

実は、PDCA

1週間、1日という

期間でも回せます。

 

 

例えば、

日単位の場合

毎朝プランを決めて実行し、

夕方か翌朝に振り返る

 

そして

翌日の行動や

翌週の行動に

活かしていくのです。

 

 

もちろん

1年のPDCAサイクルがある中での

1日のPDCAサイクルでも構いません。

 

 

日単位、週単位で

振り返ると効果を

実感できると思います!

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【289】計画が進まないのは習慣のせい!?その2

 

前回、計画が進まないのは

習慣による場合もある

とお伝えしました。

 

 

習慣って考えなくても

できる活動ですよね。

 

 

脳は省エネで

考えることを

最小限したいせい

とも言われています。

 

 

 

だから、何か新しいこと

しようを思っても、

習慣という力によって

つい、いつもの現状に

戻ってしまうのです。

 

 

よい習慣も、悪い習慣も。

 

 

今までの習慣を変えるには

大きな事件に遭遇すると

変わることもあります。

 

 

 

例えば、

事故、診断結果

などの不幸などの

大きな事件ですよね。

 

でもあまり巡り逢いたく

ものです。

 

 

そういう中で変えるには

日々の積み重ね。

 

 

それが

 

マイチェックリスト

 

なのです。

 

 

新しい習慣にしていくために

毎日、確認してチェックしていく。

 

 

これが大事なのです。

 

 

こうもしないと習慣を

変えられないのか

情けなく事もありますが、

やってもらっている人

みなさん、そういう気持ちで臨み、

古い習慣を捨て、新しい習慣を

していこうとされていらっしゃいます。

 

まずは1個からでもやってみてください。

 

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【288】計画が進まないのは習慣のせい!?

 

習慣には 

 よい習慣

 悪い習慣

があります。

 

 

 

よい習慣とは、、、

自分や周りにとってもよい、

継続的なおこないです。

 

例えば、

早起きするとか

笑顔で挨拶するとか、

 

 

悪い習慣とは、、、

自分や周りにとっても良くない

継続的なおこないです。

 

例えば、

毎日夜更かしするとか

ルールを守らない

などです。

    

誰しも、

 よい習慣

 悪い習慣

の両方を持っているはずです。

 

 

また人によっても

 よい習慣

 悪い習慣

の意味付けが

違うかも知れません。

 

 

 

計画実行のご支援をしていると

かならず、この習慣の壁に直面します。

 

 

習慣が計画実行を

邪魔するのです。

 

 

 

例えば、

早起きして読書しようと思っても

夜更かしの習慣があれば、

なかなかできないということもあります。

 

 

ガントチャート式年間計画でも同じです。

 

せっかく年間計画をつくっても、

実行できないケースがあります。

 

 

その時には自分の習慣から

変えた方がよいかも知れません。

 

 

自分の

 よい習慣

 悪い習慣

を見つめ直してみませんか?

 

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【287】スキマ時間にやることリストを作ろう

 

スキマ時間を上手く使おう

という話は聞いたことが

あるかも知れません。

 

 

次のアポイントまでに

空いている時間や

出かける準備が終わって

出発までの時間

 

などです。

 

時と場合によってさまざまですが、

10分~30分ぐらいの時間です。

 

 

今日お伝えしたいことは

 

そのスキマ時間で

何をするか決めて

おいたほうがよいですよ

 

ということです。

 

 

当たり前かも知れません。

 

 

しかし、今と昔では

ずいぶん状況が変わっているのです。

 

 

それは

 

PCやスマホ

 

の存在です。

 

 

PCやスマホで

時間を潰してしまうことが

実に多いのです。

 

 

SNS

ゲーム

ニュース

Web閲覧

 

 

 

結局、スキマ時間が

時間つぶしの時間に・・・

 

 

そしたら、スキマ時間に

できたことが別の時間に

やらないといけないこととなり・・・

 

 

という悪循環に陥ってしまいます。

 

 

毎日のスケジュールを作っている

人でもスキマ時間に何をしようか

決めていない人もいるかと思います。

 

 

スキマ時間にやることを

決めていたら、時間つぶしの時間は

減ること間違いありません。

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【286】目の前のTO DOだけではなく、夢の為のTO DOを実施しているか?

 

クライアントさんとの面談で、

たまにこんなことをお伝えします。

 

 

「今って、

目の前のTO DOが多いですよね。

 

このままじゃ、

来年も同じ状態かも知れませんよ。」

 

人によっては

厳しい言い方と思う方も

いらっしゃるかも知れません。

 

 

これは私自身、

そう思ったことが

あったからこそ、

同じような状況に陥っている

クライアントさんには

お伝えしているのです。

 

 

目の前の業務で

何かと忙しくしている

そして充実している

 

その目の前のことを

こなしていれば、

次の未来がある

かも知れません。

 

 

一方で、その時だけ忙しくて、

その嵐が通り過ぎたら、

急にシーンとなる(売上が減っていく)

ことだってあるのです。

 

 

だからこそ、

目の前のTO DOだけでなく、

夢の為のTO DOをおこなう必要が

あると思うのです。

 

 

私も自分にそう言い聞かせています。

 

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【284】ガントチャート式年間計画で計画が進まない場合は・・・

 

ガントチャート式年間計画で

会社の計画作りと進捗確認を

クライアントさんと一緒しています。

 

時には進んでいない

取り組みもあります。

 

 

「バタバタして

忙しかったから」

というのがよくお伺いする

理由の1つですが・・・

 

 

もう一つあると思うんです。

 

 

 

それは

 

 

心理的なハードル。

 

 

 

決めたけど、

実行に移すには

腰が重たい・・・

 

 

 

というものです。

 

 

その背景には

 

ガントチャート式年間計画が

大雑把な行動

 

 

であるということです。

 

 

そこでできるだけ

細かくして、

少しでも行動

できるようにする。

 

 

例えば、3時間の作業なら

30分ずつ刻んだ計画にするとか・・・

 

 

 

みじん切りのように

 

 

です。

 

 

重たい腰、是非あげて

前に進みましょう!

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【283】社長のガントチャート式年間計画

 

ガントチャート式年間計画は

その会社がおこなうべき取り組みを

年間でまとめたものです。

 

 

会社の

・攻め

・守り

などをまとめていくのですが、

大事なことがあります。

 

 

社長にしかできない

取り組みもあるのです。

 

例えば

・設備導入

・資金調達

・採用活動

・宣伝広告

などです。

 

中小企業だと

社長の判断が

必要な部分です。

 

会社それぞれで

社長の役割が少しずつ

違っていますが・・・

 

 

ともかく、

社長自身がなすべきコトを

 

 

ガントチャート式年間計画

 

に記載しておくこと。

 

 

社長も人ですので、

忘れてしまいます。

 

 

あと

社員から見れば

何をしているのか

見えにくい場面も

あります。

 

 

とある会社の社長は

社長だけ取り組みをまとめた

ガントチャートを作って頂きました。

 

 

拝見すると、改めて

社長しかできない仕事は多く、

1人では会社は運営できないなと

思った次第です。

 

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【282】集中できる時間に何をするか予定を決めておく

 

タイムマネジメントの

お話をする機会があり、

改めて自分が大切にしてきた

ことをまとめています。

 

 

1日は24時間で、

誰しも持っており、

減りもしないし

増えもしません。

 

 

その中でいかに

上手に時間を使うかが

タイムマネジメント

だと思っています。

 

 

しかし、起きている時間

すべて集中できているとは

限りません。

 

 

一説によれば、

人が集中できる時間は

起きてから12時間まで

という話もあるそうです。

 

 

だから、朝が集中できる

時間ということなのでしょうか?

 

人によっては、

夜が集中できると

いう人もいます。

 

 

私は朝型なので、

資料作成や考える仕事は

朝におこなうことが多いです。

 

 

むしろ、そういった時間を

優先的に確保することを意識して、

スケジューリング

をおこなっています。

 

 

皆さんの集中タイムは

いつで、何をするか

考えていますか?

 

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【281】行動を変えるためには・・・

 

「ダラダラ癖から

抜け出すための10の法則」 

という本を最近読みました。

 

 

そこでは、

 

行動を上手に変えるには

 

 1 欲求

 2 認識

 3 想像

 4 計画

 5 行動

 

の5段階を示しています。

 

 

まず、1の欲求。

変えたいという欲求がなければ

何事も変わりません。

 

どの程度の欲求があるかどうかを

確認することが、まず第一段階。

 

 

次に、2の認識。

変える必要があるのは何か

そして、その何かを変えるには

どうしたよいかを認識すること。

 

 

そして、3の想像

行動が変わっていた自分を

想像すること。

ゴールイメージの設定ですね。

 

 

そして、4の計画

自分を変えるための計画作り。

マイチェックリストや

ガントチャート式年間計画

 

などで自己変革の計画をつくります。

 

 

最後に、5の実行

 

という流れです。

 

 

我々はつい

4 計画(Plan)

5 実行(Do)

だけを考えてしまいがちですが、

個人の行動を変える場合

1 欲求

2 認識

3 想像

が特に大事ということですね。

 

 

場合によっては

3 想像

から検討して、

1 欲求

2 認識

を考えても

良いかも知れません。

 

 

1~3で生まれてきた

願望が強ければ、

強いほど達成が

可能になるんだと思います。

 

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【280】セミナー・研修で学んだことを実行に移すためには

 

当社では

経営コンサルティングのほか

セミナーや研修をおこなうことが

あります。

 

 

セミナーや研修で

お伝えするときに

翌日から使えるようなことを

意識してお話しするのですが、

実際、実行に移すことが

本当に役に立ったと言うことなのです。

 

 

そこで、

セミナーにおいて時間があるときには

学んだことを実行に移すためには

 

・マイチェックリスト

 

・ガントチャート式年間計画

 

の考え方をお伝えしています。

 

 

当社における

PDCA力、習慣化力の

2つの道具です。

 

 

マイチェックリストは

毎日意識したいコト、実施したいコト

を毎日確認する道具。

 

ガントチャート式年間計画は

ゴールから逆算して、何をするべきか

を見えるようにする道具。

 

 

セミナーや研修、本などで

学んだこと、やってみたいことを

 

マイチェックリスト

もしくは

ガントチャート式年間計画

に書き込み、

実行してみてください。

 

おそらく実行力が上がるはずです。

 

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【276】すべて自分でやることが必要?

 

タイムマネジメントのご相談として

 

 

今の業務で果たして

「自分でやるべき事か」

 

を考え直してもらうことがあります。

 

 

個人事業主の方だと

すべて自分で

やってしまいがちですが、

自分の時間・能力以上のことは

できません。

 

一方で、誰かに任せる

という選択になると、

自分ができること

が増えてきます。

 

ひょっとしたら

自分しかできないこと

かもしれません。

 

 

ただし、業務の中には

丸投げではなく、

チェックできることが

重要な場面もあります。

 

 

まずはできることで

自社のスタッフ、社外の方に

お任せできることはないでしょうか?

 

そうすることで、

自分自身が楽になり、

次のステージに

行きやすくなるかも

知れません。

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【275】時間を奪うモノって何でしょうか?

 

コンサルティング先で

 

●働き方改革

 

●タイムマネジメント

 

がキーワードになっている

場面が見られます。

 

 

効率よく働こう

というものですが、

まずは現状分析ですね。

 

 

それは

 

何に時間を使っているのか?

 

という視点。

 

 

もう一つは

 

何に時間を奪われているのか?

 

という視点。

 

初めの

 

何に時間を使っているのかという視点は

 

前向きな時間の使い方。

 

 

 

次の

 

何に時間を奪われているのかという視点は

 

後ろ向きな時間の使い方。

 

 

この2つの視点で現状を分析すると

時間の使い方について

考え直すことが出て来るかも知れません。

 

 

 

1日1日振り返って見ましょう。

 

 

 

奪われている時間が

意外に多いかも知れませんよ。

 

 

しかし、、

 

奪われていると思っていても

部下への教育であったりするなど

実は重要な投資であるかも知れません。

教育も効率的におこなわれているか

どうかも見極めが必要ですね。

 

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【274】新しいお客様層に受け入れられるためには

 

先日、とある会社の

マーケティング担当の方と

お話ししました。

 

 

その会社の商品は

ロングセラー商品を

お持ちなのですが、

年数を経る度に

顧客層が年を取ってしまい、

すでに

・おじさん

・おばさん

向けの商品になってしまい、

若者には受け入れにくい

商品になっていました。

 

 

それを持っているだけで

・おじさん

・おばさん

と思われてしまうのです。

 

 

商品そのものは、

若者にも問題ないのですが、

印象が問題なのですね。

 

 

そこで商品を変えずに

商品パッケージやPRを

変えることで、顧客層

拡大に成功されたそうです。

 

 

商品を変えなくても

できることはあるのです。

 

 

 

自社の商品を別の方に

売ろうと思ったら、

どんなことができそうですか?

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【273】がんばるタイム、作っていますか?

 

がんばるタイムって

ご存じですか?

 

下着メーカーの大手の

トリンプさんの制度です。

 

 

この時間は、

毎日決まった時間に

自分の仕事に集中して

通常の会話だけでなく

会議や電話応対を

控えるという制度です。

 

 

社員数が多い

クライアントさんにご紹介し

取り入れてもらっています。

 

 

実は小さな会社や

個人事業主でも

実施することができるのです。

 

 

 

それは、

集中力が削ぐモノを

自分の周りから一時的に

なくすこと。

 

 

例えば、

・スマホに触れない

・メールを見ない

などです。

 

 

スマホやメールの

着信などが気になって

仕事に集中できない方も

いらっしゃいます。

 

 

そこで自分なりの

がんばるタイムを

設定することが

効率化には重要なのです。

 

 

みんなのがんばるタイム、

自分のがんばるタイム、

一度考えてみてはいかがでしょうか?

 

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【272】繁忙期に入るほど、マイチェックリストによる自己管理が重要

 

今年もおかげさまで、

いろいろなところから

ご依頼を頂いております。

 

通常のコンサルティングや

社内研修に加えて

経営者セミナー

創業者セミナー

支援機関セミナーなど。

 

 

新しい分野にも

挑戦しています。

 

 

まさに繁忙期に

入ってきました。

 

 

繁忙期に突入すると

目の前の仕事に対応することで、

長期の視点や習慣化の視点が

なくなってしまいます。

 

 

そして、繁忙期を抜けると

一息ついて、我に返り

長期の取り組みや、

新たな習慣について

取り組みをし直すことに

なってしまいます。

 

 

そこでも、

マイチェックリストがあれば、

繁忙期のちょっとした

瞬間に我に返って、

自分の行動を見つめ直す

ことができます。

 

 

1日1分、自分を

見つめ直す時間を

作って見ましょう!

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【264】チェックリストが作れる人は、全体と部分の両方が分かる人

 

前回に続いて

今日もチェックリストです。

 

 

企業のコンサルティングにて

仕組みづくりの一環で

チェックリストを

作ってもらうことがあります。

 

 

その時に

チェックリストを

さらっとできるひとと、

そうでない人がいます。

 

 

この違いを見ていると、

全体だけでなく、

部分もできている人なのです。

 

 

そして、

優先順位や重要度を

分かっている人で

あったりします。

 

 

一方で、

チェックリスト作りに

だんだん慣れていくと、

全体と部分の把握力が

ついてきたりします。

 

 

ものの見方が

変わってきた

証だと思います。

 

 

チェックリストづくりは

人材のレベルアップにも

つながると

改めて感じた次第です。

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【263】うっかりミスにはチェックリスト

 

毎日の業務でも

たまにしかやらないことでも

うっかり忘れることが

ありますよね。

 

私の場合だと、

出張で必要な物を

時折忘れることが

あります。

 

 

最近それが続いたので、

出張用チェックリストを作成し、

スーツケースに

入れておくことにしました。

 

出張準備の度に、

それを見ながら

出張準備をするわけです。

 

 

これまでにも

仕事で必要な

チェックリストは

その都度

つくってきました。

 

 

ある方にも

新規開拓時に

必要なことリストを

つくってもらいました。

 

 

チェックリストを

つくっておくことで

一旦忘れても大丈夫な

自分になるので、

心理的に楽になりますよ。

 

オススメです。

 

 

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【250】習慣になったと思っても、続ける自信がない場合は・・・・

 

とあるクライアントさんの

お話です。

 

 

マイチェックリストを活用して、

「習慣になったので、

もういいかな」と思って

いくつかの項目を

マイチェックリストから

外されたようです。

 

 

そして、

1週間、2週間経つと

ある項目は習慣化

できているのですが、

もう一つが習慣化

できていないと

いうことが分かりました。

 

 

やっぱり人間だから、

易きに流れてしまいます。

 

 

そこでオススメ

している方法のが、

二つあります。

 

一つは習慣になっても

マイチェックリストから

外さないこと。

 

もう一つが

マイチェックリストから外しても、

2軍リストというものを別につくる

ことをオススメしています。

 

毎日チェックするのが

マイチェックリスト。

 

まさに1軍のリストです。

 

一方、2軍リストは

習慣になったものや

過去に取り組んだもの

を貯めておくものです。

 

 

あるクライアントさんは

週に1回、2軍リストを見ることを

マイチェックリストに入れています。

 

易きに流れてしまう方にとっては

1軍のマイチェックリスト

 と

2軍リスト

の組み合わせて活用

するのがオススメです。

 

 

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【248】自分で決めたことを振り返るマイチェックリスト

 

当社では、PDCA日誌として

その日の目標、出来事、振り返りを

社長・経営者に書いてもらい、

フィードバックをおこなう

PDCAコーチングサービスをしています。

 

・1人ではなかなか

モチベーションが続かない

 

・誰かに目標・自分の行動宣言し

フォローしてくれた方がよい

 

という社長・経営者に好評です。

 

 

「でも、毎日書くのは大変!」

とおっしゃる社長・経営者も

いらっしゃいます。

 

 

書いている時間は短いのですが、

なかなか気持ちが乗らないという

場合ってありますよね。

 

 

その時には、

書く内容を減らしたり

回数を減らしたり

またメールやLINEで

簡単な形にしたりしています。

 

 

その一方で、

自分が決めたことを振り返る

マイチェックリストをお願いしています。

 

 

自分で決めた

・行動

・意識付け

を毎日振り返ってもらいます。

 

これは30秒~1分でできます。

 

人の話を聞いて、

本を読んで、

テレビで見て、

「これいいな!やろう」

「この言葉いいな!胸に刻もう」

といったことってありますよね。

 

でも忘れてしまうのが人間。

 

 

それを思い出させるのが

マイチェックリストなのです。

 

毎日、自分で決めたことを見て、

〇・×をつけていくだけです。

 

 

やってみると

意外にできていない事ばかり。

 

週間にするのは大変だと

改めて思うワケです。

 

 

でもこれは誰しも同じ。

 

 

自分を変えたい

自分を成長させたい

という方には、

シンプルな方法ですが、

大事な道具です。

 

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【247】販促計画をガントチャート式年間計画でつくる

 

飲食店・カフェ・小売店などで

販促計画の策定のご支援を

することがあります。

 

 

ざっくりと12ヶ月を

一枚の紙でつくって、

年間のイメージを考えます。

 

 

そして、向こう

3ヶ月から半年は

ガントチャート式年間計画を使って、

例えば

・10月のハロウィーン

・12月のクリスマス

に向かって、

自店がいつからどういう

取り組みをしていくのかを

やるべきことを書き出していきます。

 

 

もちろん誰が何をするのかまで

具体的にしていきます。

 

 

まさに

 

ガントチャート式販促計画

 

です。

 

 

やることが見えにくく

チームワークが乱れている

飲食店・カフェ・小売店

にはオススメです。

 

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【246】ガントチャート式年間計画で「強み」を創る

 

「強み」を活かすというのは、

よく言われていることです。

 

 

では、活かすだけで

いいのでしょうか?

 

 

それはケースバイケース

ですが、小さな企業は、

活かすだけでは、

会社を成長に

不十分な場合があります。

 

 

 

それは

活かす「強み」が

少なすぎること。

 

 

 

お客様から選ばれ続けるためには、

強みを活かすだけでなく

「磨く」(レベルアップ)

「創る」(新たに創る)

必要があります。

 

 

特に

「創る」というのが

抜け落ちるケースがあります。

 

 

例えば、苦手な

PR力を高めたり、

接客力を高めたり、

そういうことを

新たに自社の強みにしていく

ことが大事だと思うのです。

 

 

「弱みだから

いまのままでいい」

という見方もありますが、

お客様から選ばれて続けて、

経営は続きます。

 

 

お客様から選ばれるために

どんな強みを創る必要がありますか?

 

 

それをしっかり見定めて

ガントチャート式年間計画で

強みを創るの計画を立てましょう!

 

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【245】ガントチャート式年間計画は手書き、Excel、クラウドツール、どれが最適?

 

ガントチャート式年間計画を

作成する際にツールの相談を

頂きます。

 

 

手書きがいいのか?

 

Excelがいいのか?

 

クラウドツールがいいのか?

 

 

 

当社の結論は

 

「何でも良い」

 

です

 

 

IT業界にいましたが、

Excelやクラウドツールを

敢えて推奨していません。

 

 

 

クライアントさんの状況や

利用目的に応じて

提案しています。

 

 

当社ではExcelを

メインに作成しています。

 

 

一方で、

パソコンが苦手な方や

使用頻度が低い方に

Excelやクラウドツールを

進めても使いにくいだけです。

 

 

ガントチャート式年間計画は

・やるべきことを

・細かく書き出し

・実行できているかを管理する

ものです。

 

 

だから、ツールの良し悪しよりも

すぐに作成でき、進捗管理でき、

変更できれば何でもよいのです。

 

 

小さな企業だと手書き

でおこなう方が早い

ケースがあります。

 

 

ガントチャート式年間計画は

システム開発とは異なり

項目の変更も頻繁におこなうので、

手書きの場合は、

付箋に貼って、張り直して、

汚くなったら、また新しい紙に

書き直してというイメージです。

 

 

それをExcelやクラウドツールで

おこなうのが手間なら手書きが

オススメです。

 

 

 

中には手書きで下書きして

最終版をExcelやクラウドツールを

使うケースがあります。

 

 

ちなみにセミナーでは、

手書きで進めていきます。

思いついたアイデアをバンバン

貼ってもらいます。

 

 

作っておしまいでなく、

「活用し続けられる

ガントチャート式年間計画」

という観点で

ツールを選択しましょう!

 

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【244】新規事業・既存事業をガントチャート式年間計画で進捗管理する

 

中小企業の中には

新規事業を展開する

場面もあります。

 

 

当社でも新規事業の

お手伝いをしております。

 

 

その時にオススメするのは、

新規事業でのビジネスプランの

中でガントチャートを作ること。

 

 

新規事業の立ち上げに向けて

いつ、何を始めるのかを

明確にしていきます。

 

 

 

そこで、

会社のレベルアップも含めて、

既存事業のガントチャートを

合わせて作ることをオススメしています。

 

 

実際、新規事業の立ち上げのご支援で

ガントチャートを初めて見た

という会社もいらっしゃいます。

 

 

せっかくですので

新規事業・既存事業を

一緒に作成し、

並べてみると忙しい時期

が一目瞭然で分かったりします。

 

 

これを「見える化」するだけでも

それぞれの状況が分かり、

「新規事業」のことは担当者しか

分からないということがなくなり、 

いつ、何に力を入れていくのかが

分かるようになり、進捗管理が

しやすくなります。

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【243】小さな会社でもガントチャート式年間計画をオススメする理由

 

前回、個人事業主の方にも

ガントチャート式年間計画

をオススメする理由をお伝えしました。

 

 

今回は、小さな会社にとって

ガントチャート式年間計画を

オススメする理由をお伝えします。

 

 

ガントチャートは

システム開発などで

使われているツールです。

 

それ以外でも

大企業の多くで

活用されています。

 

 

なぜ大企業で使われるのか?

 

 

それは、さまざまな

プロジェクト(取り組み)

にいろんな人が関わり、

いろんな人にとって

分かりやすいからです。

 

 

小さな企業には

必要ないと思われがちですが、

2人いれば、組織と言えます。

 

 

親子・夫婦でも考えていることが

分からないことがあるように

やるべき事をすべて共有化するには、

ガントチャート式年間計画が

最適なのです。

 

 

会社でやろうとしている

取り組みをすべて

ガントチャート式年間計画

に書き出してみましょう。

 

 

そうすると、意識のズレがなくなり

チームワークが発揮され、

スムーズに業務が進みますよ。

 

 

 

中小企業の多くはスピード感を

持って活動します。

 

そうなると、

ガントチャート式年間計画

も変化します。

 

 

何が変わって、

何が変わっていないのか

を「見える化」することが

ガントチャート式年間計画

の良さなのです。

 

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【242】一人でもガントチャート式年間計画をオススメする理由

 

当社では、

個人事業主の方にも

ガントチャート式年間計画

をご提案しています。

 

 

一人だったら、

「TO DOリスト」

「スケジュール帳」

で大丈夫じゃないの?

と思われる方も

いらっしゃるかも知れません。

 

 

当社では、

「TO DOリスト」

「スケジュール帳」

での2つのネックを

お伝えしています。

 

 

 

1 TO DOリストに追われる

 

TO DOリストについて、

いろんな人の状況をお伺いしていると

書類作成、請求書発行など

やらざるを得ないことが多くなりがちで

本来のやりたいことが抜けがちになります。

 

 

2 人は忘れる生き物

 

「TO DOリストに追われる」と、

本来やりたいことを忘れてしまいがち

になり、そのうち、

「TO DOリストをこなすことで満足」

してしまう状態になってしまいます。

自分のスケジュールはいっぱいになり

働いた実感はあるですが、

夢に向かって進んでいると言えない状況です。

 

そのうち、夢そのものを

忘れてしまうのです。

 

実はこれは以前の私の状態です。

 

 

バタバタして何となく

充実しているのですが、

夢を忘れて、目の前

のことに、全力疾走。

 

 

だからこそ、やりたいとことを

ガントチャート式年間計画に

盛り込んで、進むことが重要なのです。

 

 

今まで使ってきた

・スケジュール帳

・TO リスト

 

それに加えて

・ガントチャート式年間計画

・マイチェックリスト

 

でPDCAを回していきましょう。

 

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【241】ガントチャート式年間計画で分かる、中身が薄い事業計画とは

 

ガントチャート式年間計画での

計画立案をご支援していると、

中身が薄いものが出てきます。

 

 

それは、

 

毎日同じような

ルーチン業務

 

主体の会社。

 

 

 

うちはそんなに

変わらないからと

おっしゃってますが、

季節によって何らかの

変化体制はあるでしょうし、

そのほか、

・業務改善

・多能工化

・新しいチャレンジ

など、今の経営で見直していく

必要もあります。

 

 

チャレンジ意欲がある会社は

A3のガントチャート式年間計画が

2枚は軽く越え、3枚以上に及ぶこと

があります。

 

 

枚数ですべてが分かるわけで

ありませんが

ガントチャート式年間計画の

枚数は、会社・経営者の

「やる気」「チャレンジ」の

表れだと思います。

 

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【240】経営改善計画において進捗管理できない、ガントチャート式年間計画とは?

 

経営改善計画や事業計画で、

ガントチャートを作成したあと、

進捗管理をしていきます。

 

 

 

当社のクライアントさんでは

月1回ガントチャート式年間計画の

進捗会議をおこなってます。

 

 

 

その会議で進捗管理

していくのですが、

進捗管理ができないことが

あります。

 

 

どんな場合かというと、、、

それは目標(ゴール)を

設定していない場合です。

 

 

 

項目が入っているのですが、

明確な目標(ゴール)がないので、

進んでいるのかどうかが

判断できないのです。

 

 

 

進んだような~

進んでいないような~

とボヤッとした会議になります。

 

 

 

そこで、目標(ゴール)設定

が必要になります。

 

 

ピンとこない場合は完了要件

でもいいと思います。

 

 

その項目が完了といえる場合は

どういった場合なのか?

 

 

例えば、

「新規開拓」

という項目がある場合、

計画した時の目標は

どのくらいなのかと決めておかないと

上手くいっているのかどうか

分かりません。

 

 

新規開拓を10件にするというのが

ここでは、目標(ゴール)であり

完了要件です。

 

 

進捗管理するためには、

目標もしくは完了要件を

設定をしましょう!

 

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【239】経営改善計画で使えない、ガントチャート式年間計画とは?

 

経営改善計画や事業計画の策定では

年間計画のガントチャート(工程表)を

作成しています。

 

当社では

「ガントチャート式年間計画」

と呼んでいます。

 

 

またクライアントさんで

過去に作ったものを

拝見することがあります。

 

 

その時には、これで

PDCAが回せるかどうかの

観点でアドバイスしています。

 

 

一番、使えないのは、

例えば

「新規開拓」と書いて、

横棒がざぁーと

引っ張っているもの。

 

「生産性向上」も同じ

「5S活動」も同じ

 

 

まさに「のり弁当」状態で

横棒が長ーく引いてあるだけ

のものです。

 

 

これでは使い物になりません。

 

というのも、何をやるかが

細分化されておらず、

何をどこまでやったのか

チェックもできません。

 

 

例えば

新規開拓なら

 (1)まず何をして(エリア選定)

 (2)次に何をして(リストアップ)

 (3)その後何をする(訪問活動)

ということを明確にしないと

計画といえず、何がどこまで

進んでいるのか分かりません。

 

 

せっかく作成するなら、

使えるガントチャート式年間計画を

作成しましょう!

 

 

 

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【238】貼った目標が「風景」にならないようにするためには

 

「作った目標を貼っておきましょう!」

というのはどこかで聞いた話

かも知れません。

 

 

このブログでも、

「目標は見えるところに貼る」

ということをお伝えしています。

 

 

しかし、その貼った目標、

いつのまにか、まわりの

「風景」に一体化と

していませんか?

 

 

つまり、貼った目標の存在

すら忘れてしまって、

大事な目標が風景の一部に

なってしまっているということです。

 

 

 

そういう人、多いんじゃないでしょうか?

 

 

 

 

実は私もそうですし、他の人に

聞いてみるとそういう方が多かったです。

 

 

 

では、風景にしないでおくには

どうしたらいいか?

 

 

それは、目標を見た後、

アクションを組み合わせることを

オススメしています。

 

 

目標を見た後、

・改めて目標のことを考える

・紙に書き出す

・願う

などなど。

 

 

 

要は風景にさせないように

アクションを組み込み

ルーティンのように

一連の動きにするということです。

 

 

前回お伝えした、目標を自分に

メールを送ることも、メールを

「削除」するというアクションを

入れています。

 

 

もちろん目標をしっかりと

思い返して削除します。

 

 

 

「目標+アクション」

 

 

これが目標を風景に

させない取り組みなのです。

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【237】自分が毎日気に留めていたい内容を毎日メールしてくれるアプリ

 

毎日自分が気に留めたいことや

毎日実行したいことを

チェックするリスト、

 

「マイチェックリスト」

 

を続けられない方は実際

いらっしゃいます。

 

 

自分の決めたことが

なかなかできない

もどかしさって正直

誰でもあると思います。

 

 

人の気持ちは弱いもので

強靱な意志を持ちたいと

願う方も多いのではないでしょうか?

 

 

そういった方のために

当社では、PDCAパートナー

というサービスを展開しています。

 

 

 

 

でも、やっぱり自己管理したい

という社長・経営者も

いらっしゃると思います。

 

 

 

そこでマイチェックリストが

自然に回るにはどうしたらいいか

常に考えています。

 

 

 

そこでご提案したのが、

毎日自分のメールボックスに

メールを送るやり方。

 

 

 

以前はGoogleカレンダーを

ご紹介しました。

 

私はGoogleカレンダーの

アラームを使って、

自分のメールボックスに

マイチェックリストの確認を

促すメールを送っています。

 

 

でも、みんな使っているという訳

ではないので、他の手段を探していたら、

iPhone・androidの無料アプリで、

「メル宅2」というアプリを見つけました。

 

 

 

自分が好きな時間(毎日)に、

スマホからメールを送ることができます。

(私もインストールして使ってみました。)

 

例えば、

・毎日本を読む

・マイチェックリストを確認する

・年商〇〇億円

など自分が気に留めていたい内容を

メールで送るわけです。

 

 

 

そのメールを見て、

・思いを新たにして

・実行して

消すことでマイチェックリストの

実行にもなります。

 

 

使いやすいと思っていますが、

レビューは様々ですので、

使用にあたって自己責任で

お願いします。

 

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【229】作成したガントチャート式年間計画を意識的に変える

 

中小企業の経営計画・事業計画として

ガントチャート式年間計画

をオススメしています。

 

 

ITシステム開発の場合は

納期がずれ込むなど後ろ向きな理由で

ガントチャートを変更しなければならない

理由は多いものです。

 

 

一方で、このガントチャート式年間計画は

前向きな理由で変更をするという前提で

作ってもらいます。

 

 

なぜなら、経営の場合は

1ヶ月、2ヶ月で状況が

ずいぶんと変わるからです。

 

 

特に、選ばれる理由づくりや

PR・リピーター作りなどの

「攻め」については、

やってみて気付くことが

たくさんあります。

 

 

だからこそ、

ガントチャート式年間計画

を定期的に意識的に変更を

おこなうことが重要なのです。

 

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