ガントチャートで目標を達成するには?目標の決め方とともに書き方を解説!

「いつも目標は立てるけど、達成できたことがない」

「仕事のスケジュール管理が苦手」

と悩んでいる方も多いのではないのでしょうか。

 

資格取得に向かって、過去問や問題集を買ってみたものの、

勉強が三日坊主で終わってしまったという方もいるかもしれません。

目標を次々と達成し、スケジュール通りに作業を終えることができれば、

仕事での評価が上がる可能性があります。

 

一方で、先ほどのように三日坊主で、いつも締め切り間近になって焦って仕事するとなると、

クオリティも下がってしまいますし、評価も落ちてしまうかもしれません。

 

そこで今回は目標達成にオススメの「ガントチャート」というスケジュール管理法をご紹介します。

「何か専門的な道具が必要なの?」

と思われる方もいるかもしれません。

 

しかし、あなたが用意するものは紙とペンとふせんだけ。

それでは、早速「ガントチャート」とは何なのかをみていきましょう

 

ガントチャートとは

ガントチャートは、20世紀にアメリカの経営コンサルタントによって開発されたスケジュール管理方法です。

目標に沿って、

 

・横軸に時間

・縦軸に作業名など

 

が書かれているのが特徴。

たとえば、ガントチャートで2ヶ月後の企画プレゼンの計画を立ててみる場合を考えてみましょう。

横軸には、2ヶ月後までの日付が入ります。

縦軸には、

 

・企画コンセプトを練る

・市場調査

・予算を考える

・プレゼン用のスライドを作る

・レビューしてもらう

・修正

 

などを書き込むことができるでしょう。

 

それらの作業が該当する期間をマーカーで塗りつぶせば、ガントチャートの完成です。

このように、ガントチャートは一目で「いつまでに何をするべきか」がわかりやすいのです。

 

ガントチャートは、ダイエットや資格取得といったプライベートな目標にも有効ですし、仕事のプロジェクト管理にも使うことができます。

 

実際には、ガントチャートは、アプリやシステムの開発といったIT業界のスケジュール管理で使われることが多いです。

 

目標の決め方

つづいて、ガントチャートを書く前に達成したい目標を決めましょう。

意外に思われるかもしれませんが、目標の決め方を間違うと、達成率も低くなってしまうのです。

良い目標の決め方は「具体的であること」です。

 

たとえば、「痩せる」ではなく、「8月までに3キロ痩せる」の方が、達成しやすくなります。

そのほか、目標の決め方に関して言われているのが「SMART(スマート)の法則」です。

 

「SMART」とは、

 

・Specific(具体的に)

・Measurable(測定可能な)

・Achievable(達成可能な)

・Related(目標に関連した)

・Time-bound(時間制約がある)

 

の頭文字を取ったもの。

 

先ほども書いた通り、目標が曖昧だとモチベーションも下がりやすくなります。

 

「英語がペラペラになる」

が目標だと、まだ抽象的です。

 

 

そのため、SMARTの法則に則って、「3ヶ月後のTOEICで800点を取る」というふうに、目標達成までの期限と数値目標を入れてみることをオススメします。

 

 

このように、目標が具体的になると、その日から逆算して

 

・○月○日までに過去問を10回分解こう

・1日に10単語ずつ覚えよう

・1週間に1時間は、教室などで英語を話す習慣をつけよう

 

といった、やるべきことを明確にすることもできるのです。

 

なお、「Achievable(達成可能な)」の要素を忘れてはいけません。

「1ヶ月で10キロ痩せる」、「1ヶ月で収入を5倍にする」といった達成が難しそうな目標は、逆にモチベーションが下がってしまいます。

そのため、「今の自分で達成できそうな目標」をたてることが大切です。

 

ガントチャートの書き方

 

目標が決まったら、ガントチャートを書いていきましょう。

まず用意するものは、

 

・紙

・ペン

・ふせん

 

です。

 

以上が用意できたら、ふせんに「その目標達成のために必要な作業」を次々に書いていきましょう。

 

ふせんには、「これって必要な作業かな?」と気にせずに、パッパッと数を出していくのがガントチャート作成のコツです。

例として、先ほどの「3ヶ月後のTOEICで800点を取る」を通して見ていきましょう。

 

・過去問を購入する

・TOEIC用の単語帳を買う

・問題集1冊を一通り解く

・文法問題を100問解き終える

 

などが挙げられます。

 

ふせんを使って作業の項目を分けてみるということもオススメです。

 

そうした作業が書き出せたら、それを横軸に日付が書かれた紙の縦軸に書き込んでいきます。

 

つづいて、それらの作業をする日程にペンで印をつけます。

先ほどの例なら、過去問や単語帳の購入は第1週目の日付を塗りつぶしましょう。

「同じ日にちには1つの作業だけ」という決まりはありません。

 

そのため、複数の作業を同時並行し、ペンで塗りつぶすこともできるのです。

作業ごとに段落が分かれているため、同時並行でもスケジュールが理解しやすいのがガントチャートのメリットです。

 

なお、アプリ開発など複数のメンバーで作成するガントチャートであれば、ふせんに書き込んだら、それらをホワイトボードに貼り出して、必要な作業を共有すると良いでしょう。

 

ガントチャートで目標を達成するには

よくありがちなのが、

「ガントチャートを作っただけで満足してしまう」

という状況です。

 

目標とスケジュールを決めただけで、実行に移さなければ、それを達成することは難しいでしょう。

そこでオススメしているのが、

 

・PDCAサイクルを回す

・ガントチャートを毎日チェックする

 

ことです。

「PDCA」とは、

 

・Plan (計画)

・Do (実行)

・Check (評価)

・Action (改善)

 

の頭文字を取ったもの。

 

ガントチャート作成で言うと、「Plan」は、作業を実行する計画のことを指します。

そして、「Do」でスケジュール通り行動し、「Check」でそれが適切だったかどうかを検討します。

最後に「Action」で「もっと良くできないか」と、改善案を考えましょう。

 

こうして、徐々に「より良く計画を実行していくこと」を「PDCAサイクルを回す」と言います。

PDCAサイクルを回す周期は、2-3日という人もいれば、1週間ごとという方もいます。

 

ガントチャートの目標やプロジェクトの内容によって変わってくるため、最初は1週間ごとにPDCAサイクルを回してみて、それでも足りないようだったら、1週間に2回、というふうにペースを速めていくと良いでしょう。

 

目標は、忘れてしまうと達成率が低くなってしまいます。

そのため、ガントチャートを毎日チェックすることがオススメです。

 

A5など、手帳サイズの小さめの紙に縮小コピーして、毎朝見る、「PCを開く前にガントチャートをチェックする」というふうに、ガントチャートを見る時間を決めておくと良いでしょう。

 

複数のメンバーで共有しているガントチャートの場合は、ホワイトボードに「□」とメンバーの名前を書き、ガントチャートを貼り出すことをオススメします。

 

そして、毎朝の出社時にガントチャートを確認するように指示し、それが終わったら名前の横の□にチェックマークを書き込むようにしましょう。

 

毎日ガントチャートをチェックしていれば、スケジュールがどのくらい順調に進んでいるかもわかりやすいです。

 

もし、ミスで滞ってしまったとしても、それに気づきやすいので、早いうちに策を打つことができるでしょう。

今回はガントチャートを作って、目標を達成する方法をご紹介しました。

ガントチャートを使って、目標と計画を具体的に立て、毎日チェックすることが達成への近道です。

この機会に、ガントチャート作成を始めてみてはいかがでしょうか。

 

当社では、このガントチャートを企業経営に活かしたガントチャート式経営計画を提案しています。

詳しくはこちらをご覧ください。