ガントチャートで目標を達成するには?目標の決め方とともに書き方を解説!

目標達成のためのガントチャートのイメージ

「いつも目標は立てるけど、達成できたことがない」

「仕事のスケジュール管理が苦手」

と悩んでいる方も多いのではないのでしょうか。

 

資格取得という目標に向かって、過去問や問題集を買ってみたものの、勉強が三日坊主で終わってしまったという方もいるかもしれません。

 

仕事でも目標を次々と達成し、スケジュール通りに作業を終えることができれば、仕事での評価が上がる可能性があります。

 

一方で、いつも締め切り間近になって焦って仕事するとなると、仕事のクオリティも下がってしまいますし、評価も落ちてしまうかもしれません。

 

そこで今回は目標達成にオススメの「ガントチャート」というスケジュール管理法をご紹介します。

 

「何か専門的な道具が必要なの?」

と思われる方もいるかもしれません。

 

しかし、あなたが用意するものは紙とペンとふせんだけで目標達成がグンと近づきます。

 

それでは、早速「ガントチャート」とは何なのかをみていきましょう

 

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目標達成のためのガントチャートとは

目標達成のためのガントチャートでの進捗管理イメージ

ガントチャートは、20世紀にアメリカの経営コンサルタントによって開発されたスケジュール管理方法です。

目標に沿って、

 

・横軸に時間

・縦軸に作業名・担当者・〆切など

 

が書かれているのが特徴。

 

たとえば、ガントチャートで2ヶ月後の企画プレゼンの計画を立ててみる場合を考えてみましょう。

 

横軸には、2ヶ月後までの日付が入ります。

そして縦軸には、

 

・企画コンセプトを練る

・市場調査

・予算を考える

・プレゼン用のスライドを作る

・レビューしてもらう

・修正

 

などの目標達成に向けた具体的な行動を書き込むことができるでしょう。

 

このガントチャートでは、行動を細かく、具体的することがポイントです。

自分が行動できるイメージまで計画作りをすることで、目標達成が近づきます。

 

それらの作業が該当する期間をマーカーで塗りつぶせば、ガントチャートの完成です。

このように、ガントチャートは一目で「いつまでに何をするべきか」がわかりやすいのです。

 

ガントチャートは、仕事のプロジェクト管理に使用され、アプリやシステムの開発といったIT業界のスケジュール管理、建設業界の工程管理などで使われることが多いです。

 

もちろん、プライベートの目標達成においても、例えば、ダイエットや資格取得といった目標にも活用できます。

目標達成ができる、目標の決め方

目標達成のイメージ

参考までにガントチャートを書く前に、目標達成における重要な目標の決め方のコツをご紹介します。

 

意外に思われるかもしれませんが、目標の決め方を間違うと、達成率も低くなってしまうのです。

目標達成につながる良い目標の決め方は「具体的であること」です。

 

たとえば、「痩せる」ではなく、「8月までに3キロ痩せる」の方が、達成しやすくなります。

そのほか、目標の決め方に関して言われているのが「SMART(スマート)の法則」です。

 

「SMART」とは、

 

・Specific(具体的に)

・Measurable(測定可能な)

・Achievable(達成可能な)

・Related(目標に関連した)

・Time-bound(時間制約がある)

 

の頭文字を取ったもの。

 

先ほども書いた通り、目標が曖昧だと達成に向けたモチベーションも下がりやすくなります。

 

例えば

「英語がペラペラになる」

が目標だと、まだ抽象的です。

 

 

そのため、SMARTの法則に則って、「3ヶ月後のTOEICで800点を取る」というふうに、目標達成までの期限と数値目標を入れてみることをオススメします。

 

 

このように、目標が具体的になると、その日から逆算して

 

・○月○日までに過去問を10回分、解こう

・1日に10単語ずつ覚えよう

・1週間に1時間は、教室などで英語を話す習慣をつけよう

 

といった、目標達成に向けたやるべきことを明確にすることもできるのです。

 

なお、「Achievable(達成可能な)」の要素を忘れてはいけません。

 

「1ヶ月で10キロ痩せる」、「1ヶ月で収入を5倍にする」といった達成が難しそうな目標は、逆にモチベーションが下がってしまいます。

 

そのため、「今の自分で達成できそうな目標」をたてることが大切です。

 

ガントチャートでは大きな目標を細かい目標に分解し、その1つ1つを達成することで小さな成功体験を積み重ね、目標達成を目指していくものです。

 

目標達成できる、ガントチャートの書き方

ふせんを使ったガントチャートで目標達成

 

達成したい目標が決まったら、ガントチャートを書いていきましょう。

 

通常はExcelやシステムを使ってガントチャートを作成しますが、当社ではどなたでもできるガントチャートをご紹介します。

 

 

まず用意するものは、

 

・紙

・ペン

・ふせん

 

です。

 

以上が用意できたら、ふせんに「その目標達成のために必要な作業」を次々に書いていきましょう。

 

ふせんには、「これって必要な作業かな?」と気にせずに、パッパッと数を出していくのがガントチャート作成のコツです。

 

例として、先ほどの「3ヶ月後のTOEICで800点を取る」という目標を例に通して見ていきましょう。

 

「3ヶ月後のTOEICで800点を取る」という目標を達成するには

 

・過去問を購入する

・TOEIC用の単語帳を買う

・問題集1冊を一通り解く

・文法問題を100問解き終える

 

などがいろいろな行動が挙げられます。その際にふせんを使って作業の項目を分けてみるということもオススメです。

 

そうした作業が書き出せたら、それを横軸に日付が書かれた紙の縦軸に書き込んでいきます。

 

つづいて、それらの作業をする日程にペンで印をつけます。

 

先ほどの例なら、過去問や単語帳の購入は第1週目の日付を塗りつぶしましょう。

「同じ日にちには1つの作業だけ」という決まりはありません。

 

そのため、複数の作業を同時並行し、ペンで塗りつぶすこともできるのです。

作業ごとに段落が分かれているため、同時並行でもスケジュールが理解しやすいのがガントチャートのメリットです。

 

なお、複数のメンバーで共同で1つの目標達成に向かうようなガントチャートであれば、ふせんに書き込んだら、それらをホワイトボードに貼り出して、必要な作業を共有すると良いでしょう。

 

 

 

ガントチャートを使ってPDCAを回して目標を達成する

PDCAを回して目標を達成するイメージ

よくありがちなのが、

「ガントチャートを作っただけで満足してしまう」

という状況です。

 

目標とスケジュールを決めただけで、実行に移さなければ、目標達成することは難しいでしょう。

そこでオススメしているのが、

 

・PDCAサイクルを回す

・ガントチャートを毎日チェックする

 

ことです。

「PDCA」とは、

 

・Plan (計画)

・Do (実行)

・Check (評価)

・Action (改善)※Act・Adjustとも言われます

 

の頭文字を取ったもの。

 

ガントチャート作成で言うと、「Plan」は、作業を実行する計画のことを指します。

 

そして、「Do」でスケジュール通り行動し、「Check」でそれが適切だったかどうかを検討します。

最後に「Action」で「もっと良くできないか」と、改善案を考えましょう。

 

こうして、徐々に「より良く計画を実行していくこと」を「PDCAサイクルを回す」と言います。

PDCAサイクルを回す周期は、2-3日という人もいれば、1週間ごとという方もいます。

 

ガントチャートの目標やプロジェクトの内容によって変わってくるため、最初は1週間ごとにPDCAサイクルを回してみて、それでも足りないようだったら、1週間に2回、というふうにペースを速めていくと良いでしょう。

 

目標は、忘れてしまうと達成率が低くなってしまいます。

そのため、ガントチャートを毎日チェックすることがオススメです。

 

A5など、手帳サイズの小さめの紙に縮小コピーして、毎朝見る、「PCを開く前にガントチャートをチェックする」というふうに、ガントチャートを見る時間を決めておくと良いでしょう。

 

複数のメンバーで共有しているガントチャートの場合は、ホワイトボードに「□」とメンバーの名前を書き、ガントチャートを貼り出すことをオススメします。

 

そして、毎朝の出社時にガントチャートを確認するように指示し、それが終わったら名前の横の□にチェックマークを書き込むようにしましょう。

 

毎日ガントチャートをチェックしていれば、スケジュールがどのくらい順調に進んでいるかもわかりやすいです。

 

もし、ミスで滞ってしまったとしても、それに気づきやすいので、早いうちに策を打つことができるでしょう。

今回はガントチャートを作って、目標を達成する方法をご紹介しました

ガントチャートを使って、目標と計画を具体的に立て、毎日チェックすることが達成への近道です。

この機会に、ガントチャート作成を始めてみてはいかがでしょうか。

 

当社では作成ツールとして、紙とペン、そして付箋を使ったガントチャート式経営計画を提案しています。

 

小さな会社・お店の場合、また少人数でプロジェクトを進める場合、Excelや専用ソフトを使わなくても簡単にそしてスピーディーにガントチャートの作成・見直しができます。以下のようなイメージです。

 

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目標達成のための行動の①積み上げと②繰り返し

 

今回はガントチャートを使った目標達成のコツをご紹介しました。

 

ガントチャートをつかって目標に向かうための行動を分解して、それを1つ1つこなしていく重要性についてご理解頂けたと思います。

 

このガントチャートの1つ1つの行動は、目標達成のための行動の積み上げといってもいいかも知れません。まさにレンガを積み上げるように、おこなうべき行動を積み上げていくのです。

 

一方で、目標達成には行動の繰り返しがあります。「毎日整理整頓する」「毎日30分走る」など目標達成に向けた習慣化です。

 

目標達成にはガントチャートでの行動の積み上げと、習慣化による行動の繰り返しの2つが重要であると、コンサルティングやセミナーでお伝えしています。

 

皆さまの目標達成のヒントになれば幸いです。

ご関心がある方は、以下のサイトにて、コンサルティングやセミナー・研修のご案内をしております。