スケジュール管理にオススメ!ガントチャートと、その作り方とは?

スケジュール管理に最適なガントチャートのイメージ

 

「いろんな仕事のスケジュール管理ってどうやればいいの?」

「プロジェクトの進行管理がうまくできない」

「作業に漏れがあって、いつもプロジェクトが締め切り間近になってしまう…」

と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

 

そんなあなたにオススメしたいのが、「ガントチャート」です。

 

ガントチャートとは、アメリカ人の経営コンサルタントによって開発されたスケジュール管理・プロジェクト(計画)管理方法です。

 

作業内容・納期・実施者を見やすくまとめられるので、スケジュール管理に効果的な方法です。

 

そこで今回は、スケジュール管理に最適なガントチャートの概要と作り方、作成ツールをご紹介します。

 

 

 

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スケジュール管理に最適なガントチャートとは?

ガントチャートによるスケジュール管理のイメージ

 

ガントチャートとは、1903年に経営コンサルタントのヘンリー・ガント氏によって考えられたスケジュール管理・プロジェクト管理方法です。

 

横軸にスケジュール(日程)を置き、縦軸に作業名・担当者名・〆切などを配置します。

 

そして、その作業が行われる期間を棒状の図で塗りつぶし、スケジュールの進捗を管理していきます。

 

ガントチャートを作ると、

 

・誰が

・何を

・いつまでにするか

 

がビジュアルを通して確認できるため、スケジュール管理・進捗管理に有効だと言われています。

 

現在は主に、ソフトウェアやシステムの開発といったITのプロジェクト管理で使われることが多いようです。

 

しかしながら、会社や部門の年間の行動計画や、プライベートでは「1年間の勉強計画」「キャリアアップ計画」といったスケジュールを管理する際にも活用可能です。

 

「○月○日までに〜〜をする」と文字だけの箇条書きの計画に比べて、ガントチャートであれば、棒状のグラフで「〜〜までに○○をする。同時進行で△△をする」といった内容を直感的に理解することができます。

 

 

ガントチャートの作り方

それでは、ガントチャートの作り方をご紹介します。

作り方は以下の通りです。

 

1. 計画のゴールを明らかにする

2. 必要な作業を書き出す

3. 作業の開始日と完了予定日を決める

4. 作業を各自に割り当てる

 

まずは、計画のゴールを明らかにします。要は何をどこまで目指すのかという目標です。

その後、計画の目標を達成するために必要な作業を書き出していきましょう。

ちなみに、計画の目標を達成するために必要な作業を書き出すことを「WBS」と呼びます。

 

これは、

 

・Work: 作業

・Breakdown: 分解する 

・Structure: 構成する

 

の頭文字W,B,Sを取ったものです。

 

ガントチャートを作る際に、「まずWBSをつくろう」と言われることもあります。

 

つづいて、洗い出した作業ごとに開始日と完了予定日を決めていきます。

「まさか」という事態は起こるものと考えておきましょう。

そのため、作業時間は余裕を持って設定しておくことをオススメします。

 

以上をガントチャートに書き込んだら、その作業を誰がするか割り当てます。

割り当ては「アサイン」とも呼ばれます。

 

こうしてできあがったガントチャートは、

 

・誰が

・何を

・いつまでにするか

 

がメンバーにもわかりやすく表記されているはずです。

そのためメンバー全体でスケジュール管理・進捗管理がわかりやすくなり、順調に計画を進めやすくなるのです。

 

次にご紹介する、ガントチャート作成ツールの中には、その作業の完了率を入力するものもあります。

 

そのため、ガントチャートを共有できていれば、計画がスムーズに進行しているかどうかもわかりやすくなるでしょう。

 

 

 

そこで、あるメンバーのスケジュールに不都合ができた場合でも、ガントチャートであれば、代わりに作業を行えそうな人を見つけやすくなります。

 

ガントチャート作成にオススメのツール

システムを活用したガントチャートによるスケジュール管理のイメージ

それでは、ガントチャートを作成するのにオススメのツールをご紹介します。

 

 

■エクセル

エクセルは表計算ソフトという印象が強いため、「ガントチャート作成に使えるの?」と思われるかもしれません。

しかし、修正がしやすく、使い慣れている方も多いため、ガントチャート作成に使われることも多いのです。実際、私もITシステムの営業の時には入社1年目から作成しスケジュール管理をおこなっていました。

インターネット上には、エクセル用のガントチャートテンプレートも配布されています。

 

■みんなでガント.com (http://minna-de-gantt.com/)

つづいてご紹介するのは「みんなでガント.com」というwebサービスです。

その名の通り、ガントチャートをみんなで共有できます。 

インストール不要で、ドラッグ&ドロップといった直感的な操作ができるのが特徴。

基本機能版は無料ですが、さまざまなサービスが付いた有償版は一定の利用料がかかります。

 

■Brabio! (ブラビオ) (https://brabio.jp/)

Brabio! (ブラビオ)も、みんなでガント.comと同様に、インストール不要のwebサービスです。

ガントチャートを共有するメンバーが5名以内であれば、無料で利用することができます。

さまざまな色分けができるため、誰が今何をしているのか、一目でわかりやすくなっているのが特徴です。

「メンバーそれぞれの忙しさ」もチャート上のグラフで見ることができるため、新しい作業が必要になったときに、誰に割り当てれば良いかもわかりやすくなっています。

今回はガントチャートの概要と作り方、作成ツールをご紹介しました。

 

作業数が増えても、ガントチャートであれば、誰が、何を、いつまでにするのかを、わかりやすくまとめることができます。

 

その結果、作業に漏れが出にくいため、スケジュール管理がおこないやすくなります。

 

しかし、先程紹介した、Excelやシステムが使えないと、ガントチャートが使えないという訳はありません。

 

当社では作成ツールとして、紙とペン、そして付箋を使ったガントチャート式経営計画を提案しています。

 

小さな会社・お店の場合、また少人数で計画を進める場合、上記のようなツールを使わなくても簡単にそしてスピーディーにガントチャートの作成・見直しができ、スケジュール管理がかんたんにおこなえます。

 

以下のようなイメージです。

 

ガントチャート式経営計画のイメージ

ふせんを使ったガントチャートによるスケジュール管理

 

また、行動を細かく分けて、1つ1つを達成することで小さな達成感を味わいながら、スケジュール管理できることがガントチャートの魅力の一つです。

 

 

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