スケジュール管理にオススメ!ガントチャートと、その作り方とは?

「プロジェクトの進行管理が苦手…」

「作業に漏れがあって、いつもプロジェクトが締め切り間近になってしまう…」

と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

 

そんなあなたにオススメしたいのが、「ガントチャート」です。

 

ガントチャートとは、アメリカ人の経営コンサルタントによって開発されたプロジェクト管理方法です。

作業や期日、誰が行うか、を見やすくまとめられるので、プロジェクト管理に効果的な方法と言われています。

そこで今回はガントチャートの概要と作り方、作成ツールをご紹介します。

ガントチャートとは

ガントチャートとは、1903年に経営コンサルタントのヘンリー・ガント氏によって考えられたプロジェクト管理方法です。

横軸に日程を置き、縦軸に作業名や担当者名を配置します。

 

そして、その作業が行われる期間を棒状の図で塗りつぶし、プロジェクトの進捗を管理していきます。

プロジェクトごとにガントチャートを作ると、

 

・誰が

・何を

・いつまでにするか

 

がビジュアルを通して確認できるため、プロジェクトの進捗管理に有効だと言われています。

 

現在は主に、ソフトウェアやシステムの開発といったITのプロジェクト管理で使われることが多いそうです。

中には、「1年間の勉強計画」、「キャリアアップ計画」といったプライベートな事柄を管理する際にも使われることがあります。

文字だけの計画だと、「○月○日までに〜〜をする」と、文章を認識してプロジェクトの進捗を管理します。

 

一方で、ガントチャートであれば、棒状のグラフで「〜〜までに○○をする。同時進行で△△をする」といった内容を直感的に理解することができます。

 

また、ガントチャート作成ツールの中には、その作業の完了率を入力するものもあります。

そのため、ガントチャートをクラウドで共有すれば、プロジェクトがスムーズに進行しているかどうかもわかりやすくなるでしょう。

なお、あるメンバーのスケジュールに不都合ができた場合でも、ガントチャートであれば、代わりに作業を行えそうな人を見つけやすくなります。

ガントチャートの作り方

それでは、ガントチャートの作り方をご紹介します。

作り方は以下の通りです。

 

1. プロジェクトを明らかにする

2. 必要な作業を書き出す

3. 作業の開始日と完了予定日を決める

4. 作業を各自に割り当てる

 

まずは、プロジェクトの内容を明らかにします。

その後、プロジェクトを達成するために必要な作業を書き出していきましょう。

ちなみに、プロジェクトを達成するために必要な作業を書き出すことを「WBS」と呼びます。

これは、

 

・Work: 作業

・Breakdown: 分解する 

・Structure: 構成する

 

の頭文字W,B,Sを取ったものです。

 

ガントチャートを作る際に、「まずWBSしよう」と言われることもあるので、覚えておくと良いでしょう。

つづいて、洗い出した作業ごとに開始日と完了予定日を決めていきます。

「まさか」という事態は起こるものと考えておきましょう。

そのため、作業時間は余裕を持って設定しておくことをオススメします。

以上をガントチャートに書き込んだら、その作業を誰がするか割り当てます。

割り当ては「アサイン」とも呼ばれるので、WBSとともに、覚えておくと良いでしょう。

こうしてできあがったガントチャートは、

 

・誰が

・何を

・いつまでにするか

 

がメンバーにもわかりやすく表記されているはずです。

そのためメンバー全体でプロジェクトの進捗がわかりやすくなり、順調に計画を進めやすくなるのです。

 

ガントチャート作成にオススメのツール

つづいて、ガントチャートを作成するのにオススメのツールをご紹介します。

もちろん、紙とペンといったアナログツールを使っても良いのですが、書き直したり、データを共有したりする面で不便があります。

そこでオススメなのが、以下のツールです。

 

・エクセル

エクセルは表計算ソフトという印象が強いため、「ガントチャート作成に使えるの?」と思われるかもしれません。

しかし、修正がしやすく、使い慣れている方も多いため、ガントチャート作成に使われることも多いのです。

インターネット上には、エクセル用のガントチャートテンプレートも配布されています。

 

・みんなでガント.com (http://minna-de-gantt.com/)

つづいてご紹介するのは「みんなでガント.com」というwebサービスです。

その名の通り、ガントチャートをみんなで共有できます。 

インストール不要で、ドラッグ&ドロップといった直感的な操作ができるのが特徴。

基本機能版は無料ですが、さまざまなサービスが付いた有償版は1200-16800円の利用料がかかります。

 

Brabio! (ブラビオ) (https://brabio.jp/)

Brabio! (ブラビオ)も、みんなでガント.comと同様に、インストール不要のwebサービスです。

ガントチャートを共有するメンバーが5名以内であれば、無料で利用することができます。

さまざまな色分けができるため、誰が今何をしているのか、一目でわかりやすくなっているのが特徴です。

「メンバーそれぞれの忙しさ」もチャート上のグラフで見ることができるため、新しい作業が必要になったときに、

 

誰に割り当てれば良いかもわかりやすくなっています。

今回はガントチャートの概要と作り方、作成ツールをご紹介しました。

作業数が増えても、ガントチャートであれば、誰が何を、いつまでにするのかを、わかりやすくまとめることができます。

その結果、作業に漏れが出にくいため、プロジェクトがスムーズに進行しやすくなるでしょう。

 

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