ガントチャート作成に役立つ!ブレーンストーミングとKJ法とは?

「プロジェクトを複数のメンバーで管理する効率的な方法が知りたい」

「ガントチャートを作ってみたいけど、作り方のコツがわからない」

と考えている方も多いのではないでしょうか。

 

複数名でプロジェクトの進捗を管理するには「ガントチャート」というやり方がオススメです。

しかし、ガントチャートは、「作るのが面倒臭い」、「作り方がわからない」と言われることも。

そこで今回は、プロジェクト管理に有効なガントチャートを作成するコツとして

 

・ブレーンストーミング

KJ

 

 をご紹介します。

ガントチャートとは

ガントチャートとは、アメリカ人の経営コンサルタントであるヘンリー・ガントによって開発されたプロジェクト管理方法です。

「チャート」とある通り、図表のことで、 ガントチャートは主に

 

・横軸に時間、期間

・縦軸に作業名や担当者名

 

を記入して、プロジェクトのスケジュール管理をおこなっていきます。

たとえば、「TOEIC800点をとる」という目標をガントチャートにすると、横軸には試験までの日にち、縦軸には

 

・過去問を買う

・リスニングの問題集を1冊終わらせる

・間違えやすい文法をノートにまとめる

 

といった項目が書かれるでしょう。

 

ここまで読んでみて、

「でも、なんでガントチャートにする必要があるの?」

と感じる方もいるかもしれません。

 

ガントチャートのメリットは、

 

・その期間にやるべきことがわかりやすい

・プロジェクトの進捗状況がわかりやすい

・誰が何の作業を担当しているのかわかりやすい

 

ことなどが挙げられます。

 

模造紙など、大きめの紙にガントチャートを書き、社内のホワイトボードに貼り出しておけば、誰が何を担当しているのか一目でわかるので、他の管理方法よりもプロジェクトの進捗を把握しやすいのです。

 

ガントチャートは、

 

・プロジェクトの目標を明らかにする

・それに必要な作業とメンバーを把握する

・ガントチャートに書き込む

 

という順序で作成していきます。

 

1人で使用するガントチャートであれば、比較的スムーズに作成できます。

 

しかし複数名で管理するガントチャートは、作業工程がわかりにくく、「作るのが面倒」と途中で破棄になったり、「やるべき作業が抜けていた」という事態になったりすることもあるのです。

そこで、複数名でガントチャートを作成する際におこなって欲しいのが「ブレーンストーミング」です。

 

ブレーンストーミングのメリット

「ブレーンストーミング」とは、「ブレスト」とも呼ばれており、複数のメンバーでアイディアや意見を共有する際によく使われる発想方法です。

付箋とペンを用いて、できるだけ自由な環境で、メンバーの意見を書き出していきます。

ブレーンストーミングのメリットとしては、

 

・メンバー間での意見を共有できる

・効果的なアイディアが出やすい

 

などが挙げられます。

 

ただし、「よし、ブレーンストーミングができた!」と意見を記録しただけでは、実行に移すのは難しいでしょう。

そのため、ブレーンストーミングで意見が出たあとは、それらを整理することが大切です。

 

そこで次に、ブレーンストーミングのやり方と、意見を整理する「KJ法(ケージェイ法)」のやり方をご紹介します。

ブレーンストーミングのやり方

「ブレーンストーミングを始めましょう!」

と、プロジェクトのメンバー間で話が出たとしても、効果的なやり方を知らないと、「ただ意見を出しただけ」のミーティングになってしまいます。

そのため、この機会にブレーンストーミングの原則を知っておきましょう。

 

① 批判厳禁

② 自由奔放

③ 質より量

④ 便乗歓迎

 

以上がブレーンストーミングの4原則です。

 

ブレーンストーミングは、できるだけ自由にアイディアや意見を出していきます。

 

その結果、一般的な事柄を把握するだけでなく、今まで気づかなかったポイントや、新しいやり方を発見するのも目的の一つです。

 

そのため、

「でも、それって無理でしょ?」

「予算から考えてありえない」

などと言って、意見が出るのを妨げてしまっては、良いアイディアは出にくくなってしまいます。

 

だからこそ、上記の4原則が大切なのです。

「間違ってるかもしれないけど、とりあえず出しておこう」

というくらい気軽にアイディアを出せる環境を作ることが、ブレーンストーミングでは重要になってきます。

 

つづいて、付箋とペンを用意します。

プロジェクトや目標に向けた意見を、メンバーそれぞれが付箋に書いて、ホワイトボードに貼っていきましょう。

 

今回は、オフィスの大掃除に関するブレーンストーミングを例に挙げてみます。

 

大掃除に必要な作業をブレーンストーミングし、それらをガントチャートに記入していく目的でおこなっていきます。

このとき、

 

・床を雑巾掛けする

・床にワックスを塗る

・窓掃除

・机や椅子を廊下に出す

・必要なオフィス道具を書き出す

・レイアウトを考える

・業者に依頼する

・掃除道具を揃える

・エアコンを掃除する

 

 

などの意見が出るでしょう。

ブレーンストーミングで出た意見には、重複や似ているものもあります。

 

つづいて、そうした意見をグループ分けして、よりわかりやすくまとめるために「KJ法」を使ってみましょう。

KJ法のやり方

KJ法とは、文化人類学者の川喜田二郎氏によって考案された発想方法です。

川喜田氏のイニシャルを取って「KJ法」と名付けられました。

ブレーンストーミングが意見やアイディアを出すことに特化しているのに対して、KJ法では、それらの意見をまとめ、俯瞰的に見ることに長けています。

 

KJ法は主に、

 

・グルーピング

・並び替え

・文章化

 

の順でおこなっていきます。

 

まずは、付箋に書いた意見で、似ているものをグループ分け(グルーピング)していきましょう。

先ほどのオフィスの大掃除の例でいうと、

 

○ 準備

・必要なオフィス道具を書き出す

・レイアウトを考える

・業者に依頼する

・掃除道具を揃える

 

○ 先にすること

・机や椅子を廊下に出す

・エアコンを掃除する

・窓掃除

 

○ 後ですること

・床を雑巾掛けする

・床にワックスを塗る

 

と、グループを分けることができます。

 

掃除は高い場所からする方が効率的に進められます。

そのため今回は、時系列に沿ってグループ分けをしました。

 

つづいて「並び替え」をおこないましょう。

この段階では、それぞれの項目の相関関係を見ていきます。

たとえば、

・業者に依頼する →エアコン掃除、窓掃除

というふうに、別のグループでも良いので、関連する事柄が無いかまとめていきます。

 

最後に「文章化」をおこないましょう。

 

・事前にレイアウトを考える

・エアコンと窓の掃除は業者に依頼する

・最初に机や椅子を廊下に出す

 

といったふうに、簡潔に文章にまとめていきます。

 

今回は複雑な工程が無いため、そこまで文章化する必要はありません。

しかし、システム開発や、新商品の制作などでは、作業も複雑になるでしょう。

そのため、グルーピングや並び替えをした意見を、文章でまとめておくことが必要なのです。

 

文章にしておけば、ブレーンストーミングの欠席者や、他のメンバーが読んで理解することができます。

今回は、ガントチャートの作成に有効な

 

・ブレーンストーミング

KJ

 

をご紹介しました。

付箋とペンだけで気軽におこなえるため、

「ガントチャート用の作業の洗い出しに困っている」

「プロジェクトに対するメンバーの意見を共有したい」

と考えているときにオススメです。

ブレーンストーミングで出た意見は、KJ法でまとめることができます。

そうすることで、他のメンバーにもわかりやすく紹介することができるでしょう。

作業工程や目的意識がハッキリすれば、プロジェクトの管理もしやすくなります。

 

 

この機会に以上の方法でガントチャートを作成してみてはいかがでしょうか。

 

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