中小企業の経営者にオススメしたい!タイムマネジメントのコツ 10選

 

「経営以外の日常業務に気を取られて、なかなか経営計画が立てられない」

「いつも時間がなくて、仕事帰りはヘトヘト」

 

そうした悩みを感じている中小企業、小さな会社・お店の経営者の方は多いのではないでしょうか。

忙しいは、心を亡くすと書きます。

 

日常の業務で疲弊してしまっては、経営戦略を練ることも難しくなるでしょう。

その結果、「ずっと働いているのに、業績が上がらない」といった事態になってしまうことも。

 

現代の社会状況や、これからどのような時代変化が来るか、など

経営者は様々なことにアンテナを張り、次の一手を考える必要があります。

 

そのため、自分の時間を使って

・何を考えているか? 

・何をしているか?

を日々、省みる必要があります。

 

実は、小さな会社・お店の経営者の時間の使い方こそが

会社の戦略を決めたり、会社の戦略になっているのです。

 

しかし、毎日の業務が忙しければ、そうした時間を取ることもできません。

 

そこで今回は、経営に生かす時間を作るためのタイムマネジメントのコツを10個ご紹介します。

 

重要度と緊急度の4つに分ける

あなたの業務は、重要度が高いですか?また、緊急度はどうでしょうか?

 

以下のように、自分の仕事を書き出して、

重要度と緊急度で表を作ってみましょう。

 

 この表のうち、重要度も緊急度も低い業務をしているなら要注意。

その業務は他者に依頼したり、「本当に必要な業務かどうか」を検討したりすることをオススメします。

 

このタスク分類法は書籍『7つの習慣』で有名なスティーブン・R.コヴィーによって提唱されたもの。

優先すべきは、重要かつ緊急の領域と考える方が多いでしょう。

 

しかし、「重要であるが緊急ではない領域」が重要なのです。

 

なぜなら、それが将来の投資に繋がり、大きな利益を生むかもしれないからです。

 

例えば、経営計画の作る、見直すなどもこの領域ですし、

自分の成長のために、他の経営者の話を聞きに行く、セミナーや研修に参加することも

この領域です。「重要であるが緊急ではない領域」を意識的に時間を確保すること重要なのです。

 

一方で重要かつ緊急の領域は、増えてしまいがちな領域ですが、

コントロールしなければ、増え続けてしまいます。

 

PDCAサイクルを回しても、どうしてもその領域に業務が生まれるようであれば、

もう一度自身の仕事のスタイルを見直してみた方が良いかもしれません。

 

 

仕事を見直す

 

先ほどの表にも関連して、仕事を見直すのも経営者には大切です。

 

あなたは自分がやらなくても良い仕事を、自身でやってはいませんか。

「でも、社員も忙しそうだし…」

と、他者に仕事を割り振るのを躊躇している経営者の方もいるかもしれません。

 

そこで、自分でする、後回しにする、やらない、任せるなどの

選択肢で分類することも重要です。

 

 

任せるについては、自社の社員以外に、

近年は、様々な外注サービスが登場しています。

・秘書業務

・書類作成

・ミーティングの議事録作成

などの業務は、外注することが可能です。

 

 

こうしたサービスをうまく利用して、タイムマネジメントしていきましょう。

 

 

時間泥棒を退治する

 

仕事には、集中力が大切なことは言うまでもありません。

 

集中力が高い時間に重要な仕事をすることが理想です。

 

せっかくサクサクと仕事を進めていたのに、急な来客やメール・電話のために

作業ペースが落ちてしまったということはありませんか?

そうならないためにも、時間泥棒を退治することをオススメします。

 

たとえば、

・急な来訪は断る

・自分が集中できる時間を確保する

・やりとりはメッセンジャーツールを使う(chatworkやslackなど)

などが方法として挙げられます。

 

日々、メールやメッセンジャーツールでやりとりをしていれば

「誰が○○と言った」

「この日に○○と言われた」

といった記録も残るので、トラブルにもなりにくいでしょう。

 

ただし、メールやメッセンジャーツールの通知などは集中力を

削ぐ原因にもなりかねません。あえてデジタルツールを遮断する勇気も

必要です。

 

テーマと時間を決めて打ち合わせをする

 

先ほど、メールやメッセンジャーツールの導入をオススメしましたが、クライアントや案件内容によっては、直接会った方が早く仕事が進む場合もあります。

 

しかし、そうした際も事前に何も決めずに打ち合わせをすると、話が脱線し、内容が何も決まらないまま1時間過ぎてしまった、ということもあり得るのです。

 

そうならないためにも、

・打ち合わせテーマ

・この日のうちに決定すること

・打ち合わせ時間

は事前に決め、先方に連絡しておくと良いでしょう。

 

スケジュールにプライベートの予定を書き込む

 

「自分の時間が取れない」

「プライベートがほぼ無い」

 

こうした悩みを解決するのが、あらかじめ

「スケジュールにプライベートの予定を書き込む」

という方法です。

 

プライベートの予定も仕事の予定と同じように、扱いましょう。

たとえば、

・子供と遊ぶ

・映画を観に行く

・レストランで家族と外食

といった予定もスケジュールに書き込んでおきましょう。

 

「それまでに仕事を終わらせる!」

と、手帳を見るたびにモチベーションも上がるはずです。

そのほか、

 

・経営に関する本を読む

・経営計画を考える

といったビジネスに関わる項目も書き込むことも効果的です。

 

ガントチャートを作る

タイムマネジメントが苦手な経営者の方にオススメしたいのが、ガントチャートです。

ガントチャートは、アメリカ人の経営コンサルタントによって開発されたプロジェクト管理方法。

以下のように、縦軸に担当者名や作業名、横軸に日付を記入します。

 

そうすると、

「○月○日までにこの作業を終えなければならない」

「今日することはこれ」

と、把握しやすくなります。

 

その結果、時間を無駄にせず仕事に励むことができるようになるでしょう。

 

事前にToDoリストを作る

経営者の中には、当日になって、今日やらなければならないToDoリストを作る方もいるのではないでしょうか。

そうすると、

「あ、このタスク忘れていた!」

「今日の作業量多いな…」

と慌ててしまうこともあるかもしれません。

 

そこでオススメしたいのが、事前にToDoリストを作っておくことです。

ToDoリストを作る期間は、事業にもよるかと思いますが、短くとも1週間単位でToDoリストを作っておくことをオススメします。

 

その1週間の作業量を把握できるので、

「今日は仕事がスムーズに進んだので、明日の分も少し着手しておこう」

といった仕事のペースを掴むことにも慣れてくるでしょう。

こうした能力は経営計画を作る際にも役立てることができます。

 

先ほどのガントチャートと併用するのもオススメです。

 

ToDoリストに優先順位をつける

「ToDoリストを作っているが、全て達成できる日が少ない」

とお悩みの方もいるかもしれません。

 

そんな経営者の方にオススメなのが

「ToDoリストに優先順位をつける」

方法です。

 

こうすれば、

「どれから仕事を始めたらいいんだっけ?」

といったストレスからも解放されます。

 

その結果、作業効率も上がり、無駄な時間を省くことができるようになるでしょう。

タイムマネジメントに苦手意識を持っている経営者の方には、優先順位ではなく「作業開始時間と終了時間を書く」のもオススメです。

 

「この時間だけ集中して、○○を考える」

とわかっていれば、効率良くタスクを進めることができるようになるでしょう。

 

集中する時間を社員に伝える

「集中したいのに、社員からの報連相でリズムが狂ってしまう」

といった経営者の方もいるかもしれません。

 

そのような時にオススメなのが、

「今は集中しているので報連相は後で」

と社員に伝えておく方法です。

 

毎日30分でも良いので、社員からの報告やメールの返信を待たずに、自分自身のタスクに集中する時間があれば、より効果的な経営を進めることができるでしょう。

 

その時間を「経営計画について考える時間」というふうに、事前に決めておくこともオススメです。

曜日によって仕事内容を決める

人は1日に9000回、決断をするそうです。

その回数が多ければ多いほど、脳は疲れ、作業効率が落ちてしまうかもしれません。

 

そうした決断回数を減らすためにオススメなのが、曜日によって仕事内容を決めることです。

・月曜日は経営計画について考える日

・水曜日はミーティング

・金曜日は社員へのフィードバック中心

など、曜日によってやる業務を決めておけば、1日の決断回数を減らすことができます。

 

予定を立てるのが苦手、という方もこの方法なら予定や計画を立てやすくなるのではないでしょうか。

脳の疲れも解消されるため、作業も捗り、時間に余裕を持つこともできるでしょう。

 

今回は、経営者の方にオススメのタイムマネジメント法を10個ご紹介しました。

全ての方法を一気に始めるのは難しいでしょう。

 

そのため、取り入れやすいものから順に、導入していってみください。

すると時間のゆとりができるはずです。

 

そのゆとり分を、ストレス解消や経営アイディアを練ることに使うことをオススメします。

そうすれば心身がリフレッシュし、より効果的な経営計画を作ることができるでしょう。

 

 

当社では作成ツールとして、紙とペン、そして付箋を使ったガントチャート式経営計画を提案しています。

小さな会社・お店の場合、また少人数でプロジェクトを進める場合、Excelや専用ソフトを使わなくても

簡単にそしてスピーディーにガントチャートの作成・見直しができます。以下のようなイメージです。

 

ご関心がある方は、以下のサイトにて、コンサルティングやセミナー・研修のご案内をしております。

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