【経営者向け手帳術】経営に活かすガントチャートの使い方とは?

 

「仕事のタスク管理がうまくいかない…」

「ToDoリストを作ってもなかなか行動にうつせない」

「キャリアの先行きが見えない」

このようにお悩みのビジネスマンも多いのではないでしょうか。

 

そこでオススメしたいのが「ガントチャート手帳」です。

ガントチャートとは、横軸に日付、縦軸に担当者やタスクを書き出したスケジュール管理表のこと。

 

IT業界などでプロジェクト管理に使われることが多いガントチャートですが、目標達成や経営にもオススメです。

 

目標達成には、ガントチャートが付属している手帳がオススメですが、

自作する場合は、紙(ノートでもOK)とペンとふせんを用意しましょう。

特に経営計画にガントチャートを生かす場合は、ガントチャート手帳ではなく自作がオススメです。

 

なぜなら、手帳に元々付いているガントチャートは個人向けにデザインされているため、書くスペースが小さいからです。

今回はそんなガントチャートの作り方と使い方をご紹介します。

 

目標達成に便利!「ガントチャート手帳」とは?

 

 

ガントチャートは20世紀にアメリカ人の経営コンサルタントによって開発されたプロジェクト管理方法です。

例として、以下の図を見てみましょう。

 

 

 

横軸に日付、縦軸に作業名が記されています。

そしてマーカー部分に作業の担当者が書かれています。

 

このようにすると、

・作業の担当者

・作業の締め切り

がわかりやすいので、プロジェクト管理にガントチャートは向いているのです。

 

「でも複数のメンバーで管理するプロジェクトにしか使えないんじゃないの?」

と感じている方もいるかもしれません。

 

しかし、ガントチャートは

・個人のToDoリスト

・目標達成までの計画

・経営計画

を管理するのにも向いているのです。

 

そのため

「あぁ、今日もToDoリストに書いたことを達成できなかった」

「英語ペラペラになりたいと思って勉強を始めたけど、三日坊主で終わってしまった」

という方にもオススメ。

 

文房具店などの手帳コーナーには、ガントチャート付きの手帳が販売されているかと思います。

個人の目標管理に関しては、自作せずとも、そうしたものを利用すると良いでしょう。

 

たとえば、英語学習の目標を管理したい場合は、枠外やタイトル欄に

「3ヶ月後のTOEICでスコア800を取る」、「外資系企業に転職する」といった目標を書き、

それに必要な行動をチャート内の期間との交点に書いておくと、簡単に勉強計画を立てることができます。

あとは、その計画に合わせて行動するだけです。

 

また、行動の振り返りも大切。

 

どのような目標かにもよりますが、1週間に1回くらいの頻度で、

・今週できたこと

・今週できなかったこと

・なぜできなかったか

・より良くできることは無いか

などを振り返り、PDCAを回すことをオススメしています。

 

経営やビジネスに活かすガントチャートの作り方

 

 

記事の最初で書いた通り、ガントチャートを経営計画やビジネスに生かしたい場合は、自作するのがオススメです。

経営計画となると、どうしても書くことが多くなってしまうもの。

そのため、スペースを十分に取った上でガントチャートを作成していきましょう。

 

「でも計画立てるの苦手だし、ガントチャートを作るのは難しそう」

と感じる方もいるかもしれません。安心してください。

ガントチャートの作り方は意外と簡単です。

 

用意するものは

・紙(ノートも可)

・ペン

・ふせん

だけです。

紙は、書き出す量が多いのでA4以上がオススメです。

 

複数メンバーで書き出す場合は、模造紙をホワイトボードくらいのサイズに切り取って使うと良いでしょう。

ガントチャートの作り方は、以下の手順を踏みます。

 

1. 経営の目標を設定する

2. 目標達成に必要なことを書き出す

3. スケジュールに落とし込む

 

1. 目標を設定する

 

まずは目標を設定しましょう。

コツとしては「より具体的な目標」を設定することです。

 

たとえば英語学習の場合、

「売上を上げる」

よりも

「売上を前年度よりも20%アップさせる」

の方が具体的と言えるでしょう。

 

具体的に目標を設定する方がモチベーションが湧き、経営者だけでなく、社員も行動が取りやすくなります。

また目標達成の期限も決めておくこともオススメです。

 

2. 目標達成に必要な行動を書き出す

 

つづいて、目標達成に必要な行動をふせんに書き出していきましょう。

このとき、

「これは目標に関係ないかな」

と躊躇せずに、思い浮かんだことを何でもザッと書き出してみることが大切です。

 

そうすることで、目標達成に向けて良いアイディアを閃いたり、効率的な方法を見つけたりすることがあります。

そのため、10分、15分など時間を決めて、時間内で思いついたことをポンポンと書き出していきましょう。

書き出したあとは、目標達成に必要な行動と不要な行動を分けておいてください。

 

3. スケジュールに落とし込む

 

最後に先ほど書き出した行動のふせんをスケジュールに当てはめていきます。

達成したい目標を「6ヶ月以内に若年層をターゲットとした新商品を開発する」として例を見ていきましょう。

 

ふせんに書いた行動は

・市場調査

・ターゲット選定

・開発コンセプト決定

などが挙げられます。それをもっと行動レベルまで噛み砕いていきます。

 

まずは大まかに

1ヶ月目、2ヶ月目・・・と、分類していき、その後1週目、2週目などと細分化していくと、スケジュールに落とし込みやすくなります。

 

なお、スケジュールの1ヶ月目に「ターゲット、ペルソナ選定」を当てはめたとしましょう。

しかし「ターゲット、ペルソナ選定」だけだと、その月の1週目など、週単位では何をすれば良いかがまだ明確ではありません。

このような場合は新たにふせんに「ターゲット、ペルソナ選定のために何が必要か」を書き出すようにしましょう。

すると、その月の1週目には何をすれば良いかが明らかになるはずです。

 

これでガントチャートは完成です。

 

ふせんや書き出した文字で表が見にくくなっている場合もあるかもしれません。

そういう場合は、清書をして見やすくしましょう。

また、チェックしやすいようにコピーして社内に貼っておくか、手帳サイズに縮小コピーして貼り付けるのもオススメです。

 

経営者向けガントチャートの使い方

 

経営計画に活用するガントチャートは、基本的に

 

1. 経営目標またはプロジェクトを設定する

2. そのために必要な施策を逆算して書き出す

3. 日程に当てはめ、担当者を割り振る

 

という流れで作っていきます。

たとえば小売業で10周年セールを実施する際は、以下のガントチャートのようになります。

 

 

 

このようにガントチャートを作ればプロジェクトのメンバーでスケジュールを管理しやすくなります。

ただし、計画を立てただけで終わってしまわないために注意が必要です。

 

そのため、個人の目標達成管理と同様に、1週間に1回以上のペースでPDCAを回すことが大切です。

 

・スケジュール通り進んだか

・完了できなかった項目は無いか

・より良い方法が無いか

 

を随時チェックし、経営計画をアップデートしていきましょう。

 

 

また、プロジェクト管理用のガントチャートは、メンバー全員が計画を確認しやすい環境にしておくことが大切です。

そのため、

・職場のホワイトボードに貼り出す

・日報にガントチャートの進捗状況を記入してもらう

などして管理することをオススメします。

今回はガントチャートを使った手帳術をご紹介しました。

個人の目標達成に関しては、手帳に付属のガントチャートがオススメです。

一方で、経営計画に利用する場合は自作が良いでしょう。

 

ガントチャートの作り方は、以下の通り。

1. 経営目標またはプロジェクトを設定する

2. そのために必要な施策を逆算して書き出す

3. 日程に当てはめ、担当者を割り振る

 

今回のようにガントチャートで目標を管理することで「いつまでに何をやるべきか」を明らかにすることができます。

あとはスケジュールに沿って行動にうつしていきましょう。

また、1週間に1度以上のペースでPDCAを回し、より良い経営を目指すことをオススメします。

 

なお、弊社では

・ガントチャートの使い方

・ガントチャートを使った経営計画の立て方

をテーマにしたコンサルティングやセミナー・研修を実施しております。

 

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